第三節(jié)　會計賬簿的格式和登記方法

　　一、日記賬的格式和登記方法

　　日記賬是按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時間先后順序逐筆進行登記的賬簿。

　　普通日記賬是兩欄式日記賬，是序時地逐筆登記各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿，它核算和監(jiān)督全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況，其格式如表5—2所示。

　　表5-2　　　　　　　　　　　　　　普通日記賬

　　200×年 憑證 會計科目 摘 要 借方金額 貸方金額 過賬

　　月 日 字 號

　　5 l 轉(zhuǎn) 1 材料采購 購入材料 20 000

　　應(yīng)交稅費 增值稅 3 400

　　應(yīng)付賬款 ××公司 　　 23 400

　　常見的特種日記賬有現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和轉(zhuǎn)賬日記賬。

　　(一)現(xiàn)金日記賬的格式和登記方法

　　1.現(xiàn)金日記賬的格式。現(xiàn)金日記賬是用來核算和監(jiān)督庫存現(xiàn)金每天的收入、支出和結(jié)存情況的賬簿，其格式有三欄式和多欄式兩種。無論采用三欄式還是多欄式現(xiàn)金日記賬，都必須使用訂本賬。

　　三欄式現(xiàn)金日記賬的格式如表5-3所示。

　　多欄式現(xiàn)金日記賬的格式如表5-4所示。

　　2.現(xiàn)金日記賬的登記方法。

　　登記人員：出納人員

　　依據(jù)：現(xiàn)金收付有關(guān)的記賬憑證(現(xiàn)金收款憑證和有關(guān)的銀行存款付款憑證、現(xiàn)金付款憑證)

　　方法：按時間順序逐日逐筆進行登記，逐日結(jié)出現(xiàn)金余額，與庫存現(xiàn)金實存數(shù)核對，以檢查每日現(xiàn)金收付是否有誤。

　　公式：“上日余額+本日收入一本日支出=本日余額”

　　三欄式現(xiàn)金日記賬的具體登記方法如下：

　　(1)日期欄。

　　(2)憑證欄。

　　(3)摘要欄。

　　(4)對方科目欄。

　　(5)收入、支出欄。

　　每日終了，應(yīng)分別計算現(xiàn)金收入和付出的合計數(shù)，結(jié)出余額，同時將余額與出納員的庫存現(xiàn)金核對，即通常說的“日清”。如賬款不符應(yīng)查明原因，并記錄備案。月終同樣要計算現(xiàn)金收、付和結(jié)存的合計數(shù)，通常稱為“月結(jié)”。

　　在實際工作中，如果要設(shè)多欄式現(xiàn)金日記賬，一般常把現(xiàn)金收入業(yè)務(wù)和支出業(yè)務(wù)分設(shè)“現(xiàn)金收入日記賬”和“現(xiàn)金支出日記賬”兩本賬。

　　(二)銀行存款日記賬的格式和登記方法

　　銀行存款日記賬應(yīng)按企業(yè)在銀行開立的賬戶和幣種分別設(shè)置，每個銀行賬戶設(shè)置一本日記賬。

　　登記人員：出納人員

　　依據(jù)：銀行存款收付業(yè)務(wù)有關(guān)的記賬憑證(銀行存款收款憑證和有關(guān)的現(xiàn)金付款憑證、銀行存款付款憑證)

　　方法：按時間先后順序逐日逐筆進行登記，每日結(jié)出存款余額。

　　1.銀行存款日記賬的格式。

　　既可以采用三欄式，也可以采用多欄式。多欄式也可以分設(shè)“銀行存款收入日記賬”和“銀行存款支出日記賬”。

　　銀行存款日記賬的具體格式如表5—7所示。

　　2.銀行存款日記賬的登記方法。

　　銀行存款日記賬的登記方法也與現(xiàn)金日記賬的登記方法基本相同。

　　每日終了，應(yīng)分別計算銀行存款的收入和支出的合計數(shù)，結(jié)算出余額，做到日清;月終應(yīng)計算出銀行存款全月收入、支出的合計數(shù)，做到月結(jié)。

　　二、總分類賬的格式和登記方法

　　(一)總分類賬的格式

　　總分類賬簡稱總賬，它是按照總分類賬戶分類登記以提供總括會計信息的賬簿。

　　總分類賬最常用的格式為三欄式，設(shè)置借方、貸方和余額三個基本金額欄目，如表5-8所示。

　　(二)總分類賬的登記分法

　　總分類賬可以根據(jù)記賬憑證逐筆登記，也可以根據(jù)經(jīng)過匯總的科目匯總表或匯總記賬憑證等登記。

 

　　三、明細分類賬的格式和登記方法

　　(一)明細分類賬的格式

　　其格式有三欄式、多欄式、數(shù)量金額式和橫線登記式(或稱平行式)等多種。

　　1.三欄式明細分類賬。

　　三欄式明細賬適用于只進行金額核算的賬戶，如應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、應(yīng)交稅費等賬戶。三欄式明細分類賬的格式如表5-9所示。

　　2.多欄式明細分類賬。

　　多欄式明細分類賬適用于成本費用類科目的明細核算。

　　多欄式明細賬的格式如表5-l0、表5-11所示。

　　3.數(shù)量金額式明細分類賬。

　　該明細賬適用于既要進行金額核算又要進行數(shù)量核算的賬戶，其格式如表5—12所示。

　　4.橫線登記式明細分類賬。

　　橫線登記式明細分類賬是采用橫線登記，即將每一相關(guān)的業(yè)務(wù)登記在一行，從而可依據(jù)每一行各個欄目的登記是否齊全來判斷該項業(yè)務(wù)的進展情況。

　　這種明細賬實際上也是一種多欄式明細賬，適用于登記材料采購業(yè)務(wù)、應(yīng)收票據(jù)和一次性備用金業(yè)務(wù)，其格式如表5-l3所示。

　　(二)明細分類賬的登記方法

　　依據(jù)：一是根據(jù)原始憑證登記明細賬;二是根據(jù)匯總原始憑證登記明細分類賬;三是根據(jù)記賬憑證登記明細分類賬。

　　方法：逐日逐筆或定期匯總登記。

　　固定資產(chǎn)、債權(quán)、債務(wù)等明細賬應(yīng)逐日逐筆登記;庫存商品、原材料、產(chǎn)成品收發(fā)明細賬以及收入、費用明細賬可以逐筆登記，也可定期匯總登記。

　　3.總分類賬戶和明細分類賬戶的平行登記

　　總分類賬戶本期借方(貸方)發(fā)生額=所屬明細分類賬戶的本期借方(貸方)發(fā)生額之和

　　總分類賬戶本期借方(貸方)余額=所屬明細分類賬戶的本期借方(貸方)余額之和

　　【例5-1】九華公司20×9年12月份“原材料”和“應(yīng)付賬款”賬戶及所屬明細分類賬戶的期初余額如下：

　　1.“原材料”總賬余額30 000元

　　其中：甲材料數(shù)量5 000千克，單價4元，計20 000元

　　乙材料數(shù)量2 000千克，單價5元，計10 000元。

　　2.“應(yīng)付賬款”總賬余額50 000元

　　其中：興隆公司 30 000元

　　昌和公司 20 000元。

　　九華公司l2月份發(fā)生下列經(jīng)濟業(yè)務(wù)：

　　1.以銀行存款20 000元歸還前欠興隆公司貨款10 000元，歸還昌和公司貨款10 000元。

　　2.興隆公司購買甲材料2 000千克，單價4元，計8 000元，材料已驗收入庫，貨款尚未支付。

　　3.從昌和公司購買甲材料4 000千克，單價4元，計16 000元，同時購買乙材料6 000千克，單價5元，計30 000元，貨款尚未支付。

　　4.生產(chǎn)產(chǎn)品領(lǐng)用一批材料，其領(lǐng)用數(shù)量如下：

　　甲材料8 000千克，單價4元，計32 000元。

　　乙材料5 000千克，單價5元，計25 000元。

　　5.以存款30 000元分別支付給興隆公司、昌和公司貨款各15 000元。

　　平行登記的步驟如下：

　　第一步，將上述經(jīng)濟業(yè)務(wù)編制會計分錄：

　　1.借：應(yīng)付賬款——興隆公司　10 000

　　　　　　　　　——昌和公司　10 000

　　　　貸：銀行存款　　　　　　　　20 000

　　2.借：原材料——甲材料　　　 8 000

　　　　　貸：應(yīng)付賬款——興隆公司　　 8 000

　　3.借：原材料——甲材料　　　16 000

　　　　　　　　——乙材料　　　30 000

　　貸：應(yīng)付賬款——昌和公司　　46 000

　　4.借：生產(chǎn)成本　　　　　　　57 000

　　　　　貸：原材料——甲材料　　　　32 000

　　　　　　　　　　——乙材料　　　　25 000

　　5.借：應(yīng)付賬款——興隆公司　15 000

　　　　　　　　——昌和公司　15 000

　　貸：銀行存款　　　　　　　30 000

　　第二步，進行平行登記：

　　1.“原材料”總分類賬戶與明細分類賬戶的平行登記

　　“原材料”總分類賬戶與所屬明細賬戶平行登記的結(jié)果。

　　2.“應(yīng)付賬款”總分類賬戶與明細分類賬戶的平行登記

　　“應(yīng)付賬款”總賬與所屬的明細賬平行登記結(jié)果如表5-l7、表5-18、表5-l9所示。

　　第三步：根據(jù)平行登記的結(jié)果，編制“原材料”和“應(yīng)付賬款”本期發(fā)生額及余額對照表。

　　三、會計賬簿的登記規(guī)則

　　1.登記會計賬簿時，應(yīng)當將會計憑證日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項記入賬內(nèi)，做到數(shù)字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。

　　2.登記完畢后，要在記賬憑證上簽名或者蓋章，并注明已經(jīng)登賬的符號，表示已經(jīng)記賬。

　　3.賬簿書寫的文字和數(shù)字上面要留有適當空格，不要寫滿格，一般應(yīng)占格距的1/2。

　　4.登記賬簿要用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆(銀行的復(fù)寫賬簿除外)或者鉛筆書寫。

　　5.下列情況，可以使用紅色墨水記賬：

　　(1)按照紅字沖賬的記賬憑證，沖銷錯誤記錄;

　　(2)在不設(shè)借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數(shù);

　　(3)在三欄式賬戶余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內(nèi)登記負數(shù)余額;

　　(4)根據(jù)國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會計記錄。

　　6.各種賬簿按頁次順序連續(xù)登記，不得跳行、隔頁。

　　如果發(fā)生跳行、隔頁，應(yīng)當將空行、空頁劃線注銷，或者注明“此行空白”、“此頁空白”字樣，并由記賬人員簽名或者蓋章。

　　7.凡需要結(jié)出余額的賬戶，結(jié)出余額后，應(yīng)當在“借或貸”等欄內(nèi)寫明“借”或者“貸”等字樣。沒有余額的賬戶，應(yīng)當在“借或貸”等欄內(nèi)寫“平”字，并在余額欄內(nèi)用“0”表示。

　　現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結(jié)出余額。

　　8.每一賬頁登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁時，應(yīng)當結(jié)出本頁合計數(shù)及余額，寫在本頁最后一行和下頁第一行有關(guān)欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明“過次頁”和“承前頁”字樣;也可以將本頁合計數(shù)及金額只寫在下頁第一行有關(guān)欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明“承前頁”字樣。

　 　對需要結(jié)計本月發(fā)生額的賬戶，結(jié)計“過次頁”的本頁合計數(shù)應(yīng)當為自本月初起至本頁末止的發(fā)生額合計數(shù);對需要結(jié)計本年累計發(fā)生額的賬戶，結(jié)計“過次頁” 的本頁合計數(shù)應(yīng)當自年初起至本頁末止的累計數(shù);對既不需要結(jié)計本月發(fā)生額也不需要結(jié)計本年累計發(fā)生額的賬戶，可以只將每頁末的余額結(jié)轉(zhuǎn)次頁。

　　例(判斷)：賬簿中書寫的文字和數(shù)字上面要留有適當空間，不要寫滿格，一般應(yīng)占格距的l/3。( )

　　『正確答案』×