會計從業(yè)
　　第四節(jié)計算機替代手工記賬的要求
　　財政部在印發(fā)《會計電算化工作規(guī)范》的通知中指出：“替代手工記賬是會計電算化的階段性目標，各地區(qū)、各部門要對這一工作加強指導(dǎo)和監(jiān)督，制定替代手工記賬的管理辦法，保證這一過程的順利實施”。
 
　　一、替代手工記賬的任務(wù)和條件
　　(一)替代手工記賬是會計電算化的目標之一
　　從廣義上講，替代手工記賬(俗稱甩賬)是指將各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入計算機，采用電子計算機設(shè)備和會計核算軟件對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)進行處理(計算、分類、匯總、轉(zhuǎn)存等)，生成會計信息并存儲在磁性或光盤等介質(zhì)上，根據(jù)需要輸出各種會計憑證、賬簿、報表，即采用電子計算機替代手工記賬、算賬、報賬這一過程。替代手工賬是會計核算電算化首先要達到的目標，主要完成設(shè)置會計科目、填制會計憑證、登記會計賬簿、進行成本計算、編制會計報表等方面的會計核算任務(wù)，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)處理電子化。
　　替代手工賬包括兩個概念，即部分會計核算業(yè)務(wù)采用計算機替代手工記賬和全面會計核算業(yè)務(wù)采用計算機替代手工記賬。目前，大多數(shù)單位還不可能全面實現(xiàn)會計核算電算化，只能部分替代手工賬，一般包括工資、賬務(wù)處理、往來核算和會計報表等內(nèi)容。
　　替代手工賬這一過程的實現(xiàn)不僅是記賬、算賬、報賬處理方式的改變，更主要的是提高了會計信息的及時|生、準確性和完整性，從而為會計信息的充分利用打下基礎(chǔ)。
　　從狹義上講，替代手工記賬是指從手工會計數(shù)據(jù)處理方式向計算機會計數(shù)據(jù)處理方式的過渡階段，即脫離手工會計核算工作的過程。因此，替代手工賬只是會計核算電算化工作的“初級階段”，是一個單位會計電算化工作的“起點”。其主要任務(wù)是完成數(shù)據(jù)整理、初始化、計算機與手工并行和甩賬驗收等工作。由于會計電算化“初級階段”的工作較多，本節(jié)主要從狹義上闡述替代手工記賬的有關(guān)問題，包括脫離手工會計核算工作的過程和在這一工作中經(jīng)常遇到的一些問題及其解決辦法。
 
　　(二)替代手工記賬的基本條件
　　為保證會計電算化后會計工作的質(zhì)量，《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規(guī)范》都對計算機替代手工記賬提出了應(yīng)當具備的一個前提和三項基本條件，企事業(yè)單位在系統(tǒng)正式運行之前應(yīng)該認真檢查自己是否滿足這些條件。其中，一個大前提是計算機與手工會計核算應(yīng)該并行三個月以上，計算機與手工核算的數(shù)據(jù)相互一致，軟件運行也安全可靠；其次，要求打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章必須齊全。三項基本條件如下。
　　1．配有適用的會計核算軟件和相應(yīng)的計算機硬件設(shè)備
　　會計核算軟件取得方式有商品化通用會計核算軟件、定點開發(fā)會計核算軟件、通用會計核算軟件與定點開發(fā)會計核算軟件相結(jié)合。各單位可根據(jù)實際情況選擇，并且可以先運行賬務(wù)處理模塊，并考慮今后與其他子系統(tǒng)的銜接。設(shè)備配置既要講究成本效益原則，又要有一定的超前意識，滿足會計核算的需要。其中，大型企事業(yè)單位開展會計電算化工作應(yīng)有總體規(guī)劃，并分步實施。
 
　　2．配備相應(yīng)的會計電算化工作人員
　　建立起與會計電算化工作需要相適應(yīng)的人員隊伍，要求上機操作人員具備會計電算化初級以上的專業(yè)知識和操作技能，并取得財政部門核發(fā)的電算化培訓(xùn)合格證書。
　　目前，開展會計電算化崗位培訓(xùn)主要有三種形式：
　　(1)財政部組織開展的會計人員后續(xù)教育，其中包括會計電算化培訓(xùn)。初級培訓(xùn)主要學習電子計算機硬件和軟件基礎(chǔ)知識，掌握文字、報表處理的一般方法，以及通用會計核算軟件的使用方法。
　　(2)軟件公司提供的針對購買的會計核算軟件的培訓(xùn)。凡購買商品化會計核算軟件的單位，軟件公司一般會進行軟件使用培訓(xùn)。這類培訓(xùn)的針對性較強，主要側(cè)重于會計核算軟件的基本操作。
　　(3)單位根據(jù)開展會計電算化工作的需要，自行組織會計電算化培訓(xùn)。通過統(tǒng)一組織培訓(xùn)來解決會計電算化實施中存在的關(guān)鍵問題，特別是多部門協(xié)作時出現(xiàn)的較為復(fù)雜的問題。這種培訓(xùn)可以彌補前兩種培訓(xùn)的不足之處，有針對性地結(jié)合電算化崗位職責進行。
 
　　3．建立健全嚴格的內(nèi)部管理制度
　　會計電算化內(nèi)部管理是指對已建立的會計電算化系統(tǒng)進行全面管理，保證系統(tǒng)的安全和正常運行，它是保證單位會計工作和會計電算化工作有序進行的重要措施。在準備替代手工記賬前，要針對會計電算化工作的特點，對內(nèi)部會計管理制度的內(nèi)容進行相應(yīng)調(diào)整。會計電算化的內(nèi)部管理制度主要包括崗位責任制、日常操作管理制度、計算機軟件和硬件系統(tǒng)的維護管理制度、會計檔案管理制度以及會計數(shù)據(jù)與軟件管理制度等。
 
　　二、如何替代手工賬
　　替代手工賬的過程是會計工作從手工核算向電算化核算的過渡階段，是會計電算化工作中非常重要的階段。在具體實施之前，單位要作出總體實施方案，包括整理手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，確定會計核算方法和數(shù)據(jù)處理過程，建立會計科目編碼體系，設(shè)置各種會計憑證、賬簿、報表的格式和項目，會計核算軟件的初始化，以及在試運行階段人工與計算機數(shù)據(jù)進行對比分析等工作。
　　(一)整理手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)
　　按規(guī)范要求做好會計數(shù)據(jù)輸入前的準備，這是一項非常重要的工作。只有當所有最原始的數(shù)據(jù)都正確的時候，我們才能保證將來結(jié)果的準確性。這些前期準備工作包括整理各項基礎(chǔ)會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、清理往來賬戶和銀行賬戶等；必要時，還應(yīng)與單位其他部門進行協(xié)調(diào)，在存貨管理、銷售、采購管理等方面取得有關(guān)部門的配合。
　　(1)重新核對各項憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實相符。在將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)移人計算機之前，需對會計數(shù)據(jù)按會計核算軟件的要求進行整理和分類。
　　(2)整理各賬戶余額。如果是在年初建賬，只需整理各賬戶的期初余額；如果是在年中某月建賬，須整理出以前各月各賬戶的發(fā)生額。
　　(3)清理往來賬戶和銀行賬戶。由于會計核算軟件所提供的對往來賬戶的管理方式與手工方式有所不同，在把往來賬移到計算機內(nèi)之前，必須預(yù)先確定往來賬的管理方式，并選擇相應(yīng)的會計核算軟件。目前，我國的往來賬存在大量呆賬、壞賬，所以，應(yīng)當在將其移入計算機之前，按會計制度要求及時處理和沖銷。同樣，銀行賬一般均有未達賬項，在采用電算化方式之前，應(yīng)及時核對銀行賬，對于沒及時核銷的未達賬項，應(yīng)及時清理，以保障采用計算機進行銀行對賬時初始金額的正確性。
 
　　(二)建立會計賬戶體系并確定編碼
　　會計賬戶體系是會計核算的基礎(chǔ)，整個會計核算系統(tǒng)都是以會計賬戶體系為基礎(chǔ)建立的。建立會計賬戶體系從一級會計科目開始，逐級向下設(shè)置明細科目。設(shè)置會計科目時應(yīng)遵循以下原則：
　　(1)符合財政部和有關(guān)管理部門的規(guī)定。
　　(2)滿足本單位會計核算與管理的要求。
　　(3)滿足會計報表的要求，凡是報表所用的數(shù)據(jù)，如果需要從賬務(wù)處理系統(tǒng)中取數(shù)，
　　必須設(shè)立相應(yīng)的科目。
　　(4)要保持體系完整，不能只有下級科目而沒有上級科目。
　　(5)要保持科目的相對穩(wěn)定性。
　　(6)要考慮與子系統(tǒng)的銜接。凡是與其他各子系統(tǒng)有關(guān)的科目，在整理時應(yīng)將各子系統(tǒng)中的核算大類在賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)為最底層科目。
　　為便于反映會計科目間的上下級關(guān)系，便于計算機系統(tǒng)識別和處理，減少輸入工作量、提高輸入速度，促進會計核算的規(guī)范化和標準化，需對會計科目進行編碼。會計科目編碼設(shè)計的合理與否，直接關(guān)系到系統(tǒng)運行的可靠性，要選擇與現(xiàn)有管理水平和需要相適應(yīng)的編碼系統(tǒng)。
　　編碼時，一級會計科目編碼按財政部規(guī)定(三位編碼，新會計制度規(guī)定為四位編碼)的編碼方案執(zhí)行；明細科目編碼按照單位核算需要根據(jù)具體編碼規(guī)則設(shè)置。一般情況下，會計科目編碼采用科目全編碼方案，即“本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼”。
　
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