一、總則
為推行公司管理現(xiàn)代化，自動化，提高財務(wù)會計工作效率，特制定本辦法。
二、領(lǐng)導(dǎo)與組織
為搞好公司會計電算化工作，公司成立一個臨時性的會計電算化領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)對會計電算化工作的組織，領(lǐng)導(dǎo)，監(jiān)督和協(xié)調(diào)，可由總經(jīng)理或財務(wù)副總經(jīng)理親自領(lǐng)導(dǎo)。
公司成立會計電算化實施小組，具體負責(zé)會計電算化實現(xiàn)工作。該小組主要由財務(wù)會計人員和計算機專業(yè)人員組成，負責(zé)人由財務(wù)主管擔(dān)任。在完成會計電算化任務(wù)后，小組撤銷。
當(dāng)本公司缺乏計算機專業(yè)人員，或?qū)I(yè)力量較弱時，可聘請外部專家，顧問參與咨詢。
三、規(guī)劃
會計電算化工作應(yīng)按一般投資項目的工作規(guī)程，進行可行性分析。實施小組應(yīng)提交編制好的可研報告，報領(lǐng)導(dǎo)小組審批。電算化會計信息系統(tǒng)開發(fā)須遵照軟件工程的生命周期法進行，開發(fā)方案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)小組重點審查電算化會計信息系統(tǒng)開發(fā)的費用預(yù)算。
費用主要包括電腦硬件及輔助設(shè)備的購買，升級或添置，軟件開發(fā)或購買，人員培訓(xùn)，調(diào)研論證，甩手賬的轉(zhuǎn)制費用。為加快公司會計電算化速度，公司可外購商品化會計軟件，或接受上級主管部門推薦的行業(yè)性通用軟件。
四、基礎(chǔ)工作整理
做好手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)范化工作。
(1)重新核對各類憑證，賬簿，做到賬證，賬賬，賬實相符。對其中的混亂，歷史遺留問題，差異，調(diào)整到最低水平。
(2)清理往來賬戶和銀行賬戶。對串戶，未達賬項，呆賬和壞賬及時核銷或沖銷。
2.做好各類賬證表資料格式規(guī)范化工作：
(1)劃分保留和修改的內(nèi)容；
(2)對部分會計資料格式重新設(shè)計或修改；
(3)記賬憑證摘要欄進一步規(guī)范，簡明扼要。
3.將會計核算程序化：
(1)事先確定錄入，審核，記賬等數(shù)據(jù)傳遞次序；
(2)規(guī)定操作員執(zhí)行數(shù)據(jù)傳遞次序的時間責(zé)任。
4.其他需要重新確定的工作：
(1)各種會計核算方法；
(2)成本核算方法；
(3)折舊計提方法；
(4)工資提取與發(fā)放辦法
五、制度調(diào)整
在電算化后，會計核算制度應(yīng)作調(diào)整。會計科目保留漢字會計科目名稱，一級會計科目編碼符合會計準(zhǔn)則要求；出納員，程序員不得兼任憑證錄入工作，不得進行系統(tǒng)操作；現(xiàn)金，銀行日記賬可用活頁式賬頁，并按天打印；一般賬簿可根據(jù)工作需要，按月，季，年度打印，業(yè)務(wù)量較少的賬簿可滿面頁打印；在所有記賬憑證數(shù)據(jù)已存于電腦條件下，用總分類賬戶本期發(fā)生額對照表替代總分類賬；在記賬后如發(fā)生憑證錄入錯誤，應(yīng)使用“紅字”沖賬法予以糾正，編制補充登記或負數(shù)沖銷憑證，重新修改。
六、運行驗收
首先對會計軟件試運行。主要工作有：
(1)初始化。各類會計基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和歷史數(shù)據(jù)的輸入。
(2)手工與計算機處理結(jié)果的雙向?qū)Ρ扰c檢驗。
(3)電算化內(nèi)部管理制度的建立。
2.手工與計算機處理結(jié)果的雙向?qū)Ρ扰c檢驗的主要內(nèi)容：
(1)各種核算方法的正確性的檢驗，發(fā)生偏差及時調(diào)整。
(2)科目體系的正確性的檢驗，看其是否適應(yīng)核算，報表，管理和會計制度的要求。
(3)操作熟悉程度的考查或操作失誤的糾正。發(fā)生差錯時如屬人為原因，確定責(zé)任人，及時糾正其習(xí)慣性操作錯誤和會計處理錯誤。
(4)會計軟件程序錯誤或業(yè)務(wù)處理錯誤的糾正，必要時通知有關(guān)人員及時修改，完善。
3.試運行期間，手工與計算機會計核算兩套系統(tǒng)并行運行，本階段前期以手工方式為主，后期以電算為主。此間合法的憑證仍為手賬憑證。
4.試運行3個月以上的，如兩套體系檢驗一致，則可提出驗收申請。
5.按照財政行政管理部門規(guī)定的會計電算化驗收標(biāo)準(zhǔn)和程序，準(zhǔn)備相關(guān)驗收材料，向有關(guān)主管部門申請驗收。
6.在驗收合格后，公司會計系統(tǒng)正式甩掉手賬，而用電腦軟件運行。實施小組做好文件，資料的收集，整理和歸檔等善后處理多余。
七、附則
本辦法由財務(wù)部解釋，會同信息部執(zhí)行，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)生實施