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根據《往來對帳制度》要求，及時解決債權債務核對中存在的問題，往來清理小組起草了呆帳壞帳申請審批流程，請各公司在執(zhí)行過程中提出修改意見，最后形成規(guī)范文件：
一、呆帳的定義
呆帳是指企業(yè)無法收回或收回的可能性極小的債權，但沒有達到法定壞帳條件。
考慮到我公司往來款項的特點及公司的經營因素，現將以下幾種情況作呆帳處理：
?、?已和供應商簽訂結大帳確認單，但商品采購、應收帳款、應付帳款、應收返利費用等相關科目仍有余額，若為借方余額即為呆帳，若為貸方余額并經營銷部確認為無需再支付可參照此流程處理。
② 2002年12月31日前發(fā)生的往來帳務供應商不予確認、且公司無法提供合理單據或發(fā)催收函6個月內無法找到相關聯系人的返利和費用。
③ 已停止合作6個月以上且沒有結大帳的供應商，經過發(fā)律師函或其他方式催收無果，如果商品采購、應收帳款、應付帳款、應收返利費用等相關科目余額相抵在5萬元以下，可先行作為呆帳處理。
另外壞帳是指以下情況：
a) 供應商破產、撤銷、資不抵債、關停并轉不能回收的債權.
b) 人民法院或仲裁機構判決或裁定不支持我方訴求而產生的債權損失。
二、呆帳、壞帳處理責任
1、呆帳、壞帳產生損失在會計核算沒有提取壞帳準備金之前，直接記入“管理費用-壞帳損失”；會計會計核算采取備抵法后，沖減“壞帳準備金”.
2、呆帳、壞帳損失列入營銷部和分公司總經理考核管理報表，呆帳壞帳的處理應計入當期的管理報表，沖減當期損益；可以明確責任人的，包括業(yè)務員、營銷經理，責任人賠償金額不能低于損失金額的30%，呆帳、壞帳申請審批表必須明確處理意見和責任人.
3、財務部必須按照《往來對帳制度》要求，每月核對債權債務，并整理、記錄一切與供應商往來確認單據，往來對帳員、往來主管、核算經理、結算經理、財務經理應對債權債務核對結果負責，若因工作不力產生的呆帳或工作過錯或違反規(guī)章制度造成的呆帳、壞帳，承擔損失金額的責任不低于30%。
4、財務部、營銷部相關人員若沒有確認單、協(xié)議或帳目不清進行結算或掛帳，因此產生的呆帳壞帳，承擔損失金額的責任不低于30%。
三、呆帳、壞帳處理程序
1、 填報呆帳壞帳申報表，應先書面上報財務管理中心往來管理專員，由其進行協(xié)調處理后，再進入申報流程。
2、 申報表必須有分公司財務經理、總經理審核簽字。
3、營銷部現任業(yè)務員、營銷部經理對仍合作的供應商發(fā)生的前期糾紛，負有協(xié)助、追收的責任，積極與供應商催收，減少損失，不作為視同過失。
4、對帳過程中發(fā)生的不確認或未達帳項，最遲次月向供應商財務部發(fā)催收協(xié)助函，函件必須是供應商授權的人員簽收，函件的登記冊是財務部（營銷部）作為的標志之一，存檔保管；第三個月仍沒有確認的，未合作的供應商發(fā)律師函，合作的發(fā)停止結算通知函。見附件《公函》
5、財務部每月向總經理和財務管理中心上報往來對帳情況表，評估呆帳、壞帳風險，提出處理措施。
6、只有經過上述程序，帳齡超過6個月以上的債權債務才能申報呆死審批，不同供應商間的債權務不能合并處理。
7、對于需申報的呆帳、壞帳，由對帳人員填制壞帳審批表，詳細填寫商品采購、應付帳款、應收帳款、應收返利費用余額及余額的構成明細，申報表相關人員簽字確認齊全。
8、呆帳壞帳核算，壞帳準備金提供及核算方法，由核算管理部另行規(guī)范，在進行呆帳壞帳處理核算時，必須取得合理審批的原始資料，如審批單、對帳單、往來資料、供應商信息、律師函、判決書等，作為會計憑證附件保管。
9、 財務管理中心隨時對呆帳壞帳處理流程進行檢查，發(fā)現弄虛作假者，處于呆帳壞帳2倍的罰款。
四、審批權限
1、以下事項由分公司總經理與財務管理中心總監(jiān)聯簽。
?。?）供應商并、轉、串產生的帳務調整，損失金額10000元以下；
?。?）供應商拖欠返利費用、同時公司未結清貨款（204#、131#有余額），經發(fā)律師函3個月不解決的，凈收益50000元以下。
?。?）未收費用在同一供應商不同品類間調整或同一品類不同供應商間調整的，調整金額20000元以下。
2、超過上述標準由公司總裁審批。
3、附件：《呆帳壞帳審批流程》
呆 帳 壞 帳 審 批 流 程
往來對帳人員、返利結算員初步認定壞帳并填制壞帳審批表
查明原因、協(xié)商后重新認定壞帳
業(yè)務人員確認壞帳，說明原因，并經由業(yè)務經理審核確認
財務中心往來管理專員確認
分公司財務經理、總經理審核
責成相關人員重新查明原因，要求與供應商協(xié)商債務重組，收回壞帳
不同意
財務中心審核、總裁審批
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