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物資采購是酒店管理中的重要環(huán)節(jié)，加強采購工作的管理是降低物資成本、加速資金周轉(zhuǎn)、提高經(jīng)濟效益的重要手段。
采購部是酒店采購工作的專業(yè)部，酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購買，其他部門應(yīng)予支持、配合、監(jiān)督。
1、 采購的計劃管理
加強計劃管理，嚴(yán)格審批手續(xù)，是采購管理的關(guān)鍵。
?。?）客房部、工程部等各部門需用的物品、物資的下一年度計劃在本年度10月份銷售預(yù)算編造后，由采購部會同成本財產(chǎn)管理部及相關(guān)部門擬定方案，編造年度采購預(yù)算，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核報總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。
?。?） 根據(jù)年度采購預(yù)算和成本財產(chǎn)管理的物資需用月底計劃，采購部還需編制月度的具體采購計劃，每月25日前報財務(wù)部經(jīng)理審批后組織實施。
?。?） 主食品及其他食品采購采取定期補給的方法，由倉庫填寫補充申購單，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審批后，由采購部實施。
（4） 倉庫補充請購，由成本財產(chǎn)管理部根據(jù)需要提出申請，填寫物品申購單交財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。
?。?） 其他零星物品的申購，由使用部門提出請購，成本財產(chǎn)管理部根據(jù)庫存情況審核，預(yù)算內(nèi)由財務(wù)部經(jīng)理審批，超出預(yù)算需報總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。
?。?） 餐飲部每天需購入的鮮活原料，可由廚師長于前一天下午3：00前將訂菜單報采購部，采購部根據(jù)市場貨源情況及時與供應(yīng)單位聯(lián)系組織進貨。
2、 采購物資的擇商和價格管理
采購物品堅持貨比三家，嚴(yán)格價格控制。
?。?）所有申購計劃或申購單（除鮮活原料外）送采購部后，由采購部經(jīng)理統(tǒng)一登記后分發(fā)給食品采購員和物資采購員，由其具體申購單上的采購項目進行招商，確認(rèn)和報價。
?。?） 鮮活原料訂菜單直接報送食品采購員，由其負(fù)責(zé)落實報價，經(jīng)采購部經(jīng)理審批后保存一聯(lián)，其余二聯(lián)返送廚房和成本財產(chǎn)管理部倉庫組。
?。?） 采購人員收到自己分管的申購單要認(rèn)真歸納，分類整理。對其中有疑問的內(nèi)容要與部門經(jīng)理和申報部門授權(quán)人及時溝通，在確認(rèn)無誤后，按照要求時限盡快尋找至少三家以上的供應(yīng)廠、商進行業(yè)務(wù)洽談，經(jīng)過對比篩選，擇優(yōu)確定報價填入申購單，并填好總金額，供應(yīng)廠商名稱后上報部門經(jīng)理。
（4） 國外采購申請單由采購部經(jīng)理直接負(fù)責(zé)。按酒店的有關(guān)規(guī)定辦理。
（5） 供應(yīng)廠商優(yōu)惠、折扣、贈送、回送等必須歸酒店所有，并在報價中注明。
?。?） 所有采購項目的擇商、報價必須由采購部在充分準(zhǔn)備、掌握市場行情的條件下?lián)駜?yōu)確定，使用部門有權(quán)了解所需物品的價格和提出質(zhì)疑，并對所掌握的供應(yīng)廠商及購物意向主動通報采購部，由其選定質(zhì)優(yōu)價廉服務(wù)好的供應(yīng)商。
（7） 鮮活原料的價格受市場影響浮動較大，食品采購員每十天作市場詢價，并由采購部經(jīng)理每十天與供應(yīng)商洽談后報財務(wù)部經(jīng)理審批。
3、 采購項目的審批
所有采購項目經(jīng)審批或為有效訂單后，方能實施購買。
?。?）鮮活原料訂購單經(jīng)授權(quán)廚師長簽字并完成報價后即為有效訂單。
?。?）除鮮活原料外的所有申購單在完成報價、審批后，必須經(jīng)采購部經(jīng)理審核簽字后，方可上報審批。
（3）廚房非正常消耗食品申購單，酒水飲料申購單，經(jīng)采購部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理簽字后即為有效訂單。
（4）預(yù)算內(nèi)物品申購單經(jīng)采購部經(jīng)理，財務(wù)部經(jīng)理簽字后為有效訂單。
?。?）預(yù)算外追加物品的申購單，除須經(jīng)采購部經(jīng)理，財務(wù)部經(jīng)理簽字后還需有總經(jīng)理簽字方為有效訂單。
?。?）國外進口申購單經(jīng)采購部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理審核，并經(jīng)總經(jīng)理簽準(zhǔn)后，返回采購部打印訂單，再經(jīng)審批簽字后方為有效訂單。
4、 采購項目的購買
所有采購項目依據(jù)有效訂單原則，由采購部統(tǒng)一采購，其它部門一般不得自行購買。
?。?）經(jīng)審批簽字的申購單返回采購部后，經(jīng)統(tǒng)一登記后分發(fā)有關(guān)人員。 國內(nèi)采購訂單落實到各采購員實施購買，所有購買活動必須依據(jù)有效訂單規(guī)定的項目、數(shù)量、價格、時限、供應(yīng)廠商及其他要求進行。
（2）購買中要認(rèn)真檢查所購買物品的品質(zhì)、商標(biāo)、期限、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，堅決杜絕假冒偽劣等不合格商品流入酒店。
（3）對于需訂貨或供需雙方認(rèn)為必須簽約的經(jīng)濟活動先要與供應(yīng)廠商洽談有關(guān)業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，報采購部經(jīng)理同意，達(dá)成協(xié)議后，簽訂采購合同經(jīng)雙方法人代表簽字（特殊合同必需取得合法公證）后方能生效。
?。?）由于市場變化或其他原因造成購買時價格高于有效訂單報價或數(shù)量多于有效訂單數(shù)量時，必須重新辦理補缺申購，經(jīng)審批后方能購買。
5、采購物資的驗收
把好物資驗收關(guān)，對不符合采購訂單內(nèi)容的項目一律拒收或補辦手續(xù)。
（1）無論是采購人員自提還是供應(yīng)廠商送貨，貨到酒店后，必須首先與倉庫驗收人員聯(lián)系，不允許采購人員或供應(yīng)廠商直接將貨物交付所需部門。
?。?） 凡經(jīng)批準(zhǔn)的各類申購計劃，申購單、訂貨單、合同復(fù)印件等由采購部有關(guān)人員根據(jù)不同時間交倉庫保管組驗收員作收貨憑證，無任何收貨憑證的貨物，驗收員有權(quán)拒收。
?。?） 各項進貨均由倉庫保管組按收貨憑證進行驗收，每次到貨需有二人同時驗收，根據(jù)收貨憑證、發(fā)票核對貨物的品名、規(guī)格、價格、質(zhì)量、數(shù)量、金額是否一致，貨物驗收合格后，即開出驗收入庫單并簽字蓋章，所有進貨均應(yīng)過磅總數(shù)。
?。?） 進貨物品如有合同或小樣，應(yīng)根據(jù)合同標(biāo)準(zhǔn)和庫存小樣進行驗收。
?。?） 每天從菜場或其他供應(yīng)單位購進并直接領(lǐng)用的鮮活原料，應(yīng)由驗收員和廚師長或授權(quán)人員一起驗收，驗收合格后，驗收員開出驗收直撥單，并做好鮮活原料日報表。
?。?） 開好的驗收單，由驗收員送交使用部門簽字。入庫的貨物，由倉庫保管員簽收，直撥的貨物，由使用部門簽收，簽收后的驗收單一式四聯(lián)，一聯(lián)交采購員，一聯(lián)交倉庫保管員，一聯(lián)留存；驗收直撥單一聯(lián)交采購員，一聯(lián)交供應(yīng)商作為開發(fā)票的憑證，一聯(lián)留存。兩單的一聯(lián)隨收貨日報表上報成本核算組。
?。?） 所有的進貨如發(fā)現(xiàn)與品名、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量不符時，驗收員
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