內(nèi)部控制不相容職務(wù)分離的淺析

　　不相容職務(wù)分離控制概述，概括而言，即經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的授權(quán)者和執(zhí)行者要分離，執(zhí)行者與記錄者、監(jiān)督站要分離，物資財(cái)產(chǎn)的保管者和使用者與記錄者要分離。不相容職務(wù)分離的核心是內(nèi)部牽制。單位在設(shè)計(jì)內(nèi)部控制制度時(shí)，首先要考慮哪些崗位和職務(wù)是不相容的；其次要明確規(guī)定各個(gè)機(jī)構(gòu)和崗位的職責(zé)與權(quán)限，使不相容崗位和職務(wù)之間能夠相互監(jiān)督、相互制約，形成有效的制衡機(jī)制。不相容崗位是指設(shè)置的崗位不能交叉，不能重疊，不能由一個(gè)人擔(dān)任。貨幣資金、實(shí)物資產(chǎn)、對(duì)外投資、工程項(xiàng)目、采購(gòu)與付款、籌資、銷售與收款、成本與費(fèi)用等所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)控制，按不相容職務(wù)分離的要求，必須合理設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)及相關(guān)工作崗位，明確職責(zé)權(quán)限，形成相互制衡機(jī)制。無(wú)論各行各業(yè)，從總體上看，不相容職務(wù)主要分為五種：授權(quán)批準(zhǔn)職務(wù)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦職務(wù)、會(huì)計(jì)記錄職務(wù)、財(cái)產(chǎn)保管職務(wù)、稽核檢查職務(wù)。

　　所謂不相容職務(wù)是指那些如果由一個(gè)人擔(dān)任，既可能發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯(cuò)誤和弊端行為的職務(wù)。不相容職務(wù)分離的核心是“內(nèi)部牽制”，它要求每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都要經(jīng)過(guò)兩個(gè)或兩個(gè)以上的部門或人員的處理，使得單個(gè)人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯(lián)系，并受其監(jiān)督和制約。

　　內(nèi)部控制在形式上表現(xiàn)為一套相互監(jiān)督、相互制約、相互制衡、彼此聯(lián)結(jié)的方法、措施和程序。不相容職務(wù)崗位相互分離，是內(nèi)部控制有效性保障的首要措施和手段?？茖W(xué)界定和設(shè)置職務(wù)崗位，明確不相容職務(wù)崗位相分離，將有效保證經(jīng)營(yíng)管理合法、資產(chǎn)安全、信息真實(shí)完整、提高經(jīng)營(yíng)效率和實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)。管理層和決策層，在積極貫徹執(zhí)行內(nèi)部控制基本規(guī)范要求的過(guò)程中，如果能夠把這種現(xiàn)代管理理念和措施落實(shí)到位，切實(shí)做到不相容職務(wù)崗位相互分離，那么，制定的發(fā)展目標(biāo)就一定能夠?qū)崿F(xiàn)。

　　內(nèi)部控制方面存在著許多漏洞和不足，總結(jié)主要存在以下幾個(gè)方面：（一）缺乏內(nèi)部牽制的理念許多企業(yè)受企業(yè)規(guī)模和所有制形式的限制，管理方面的視野和境界相對(duì)較弱，對(duì)于如何建立一個(gè)合理的權(quán)責(zé)分配體系和內(nèi)部牽制制度的認(rèn)識(shí)不成熟，有的甚至不了解不相容職務(wù)的相關(guān)概念，許多企業(yè)管理人員更多的是憑借經(jīng)驗(yàn)工作，信任誰(shuí)就讓誰(shuí)干，沒(méi)有考慮到對(duì)員工進(jìn)行監(jiān)督和限制，更沒(méi)有考慮不相容職務(wù)分離控制管理。（二）不相容職務(wù)設(shè)置不完善 部分企業(yè)能夠結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況設(shè)置不相容職務(wù)，但設(shè)置的不規(guī)范、不完善。不相容職務(wù)一般包括：授權(quán)批準(zhǔn)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會(huì)計(jì)記錄、會(huì)計(jì)記錄與財(cái)產(chǎn)保管、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與稽核檢查、授權(quán)批準(zhǔn)與監(jiān)督檢查等。有的企業(yè)會(huì)計(jì)崗位設(shè)置不當(dāng)，業(yè)務(wù)交叉太多，會(huì)計(jì)人員兼職過(guò)多。有的企業(yè)不相容職務(wù)設(shè)置缺乏系統(tǒng)性，不能覆蓋各類資產(chǎn)和各種業(yè)務(wù)事項(xiàng)，管理效應(yīng)也層層弱化。（三）授權(quán)批準(zhǔn)控制程序存在漏洞 企業(yè)內(nèi)部控制的一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是授權(quán)批準(zhǔn)控制，應(yīng)該明確各個(gè)部門和各個(gè)崗位辦理業(yè)務(wù)的權(quán)限范圍和相關(guān)的審批程序、責(zé)任等。在企業(yè)的日常管理中，授權(quán)批準(zhǔn)制度的控制主要體現(xiàn)在對(duì)審核批準(zhǔn)的控制上，就是要求企業(yè)的各個(gè)崗位按照規(guī)定的程序來(lái)復(fù)核和審查相關(guān)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)或經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合規(guī)性、真實(shí)性以及相關(guān)資料的真實(shí)性和完整性，并作出批準(zhǔn)或者不批準(zhǔn)的決定。當(dāng)前，我國(guó)的很多企業(yè)都存在著授權(quán)批準(zhǔn)控制不健全的現(xiàn)象，例如：授權(quán)批準(zhǔn)帶有較大的隨意性、授權(quán)批準(zhǔn)的程序不夠完善、等，這些都可能引發(fā)嚴(yán)重的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（四）內(nèi)部控制制度執(zhí)行乏力現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)很多企業(yè)雖然制定了相關(guān)的內(nèi)部控制制度，但是在實(shí)際執(zhí)行的過(guò)程中，由于人員素質(zhì)不高、管理層不夠重視等多方面的原因，使得內(nèi)部控制制度得不到應(yīng)有的執(zhí)行，內(nèi)部控制制度形同虛設(shè)，不能發(fā)揮應(yīng)有的控制作用。例如：有些企業(yè)為了應(yīng)付上級(jí)檢查或者是滿足信息披露的要求，表面上制定了一系列的內(nèi)部控制制度，但是這些制度并沒(méi)有在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中落到實(shí)處。另外，很多企業(yè)的管理層把精力都放在了產(chǎn)品更新?lián)Q代或者開(kāi)拓市場(chǎng)上，將企業(yè)的內(nèi)部控制擱置起來(lái)，只是在企業(yè)經(jīng)營(yíng)出現(xiàn)重大問(wèn)題的時(shí)候，才想起實(shí)施內(nèi)部控制。

　　不相容職務(wù)既可以在事前規(guī)避舞弊行為發(fā)生，也可以在事中糾正財(cái)務(wù)舞弊。一方面通過(guò)設(shè)置不相容崗位，嚴(yán)格執(zhí)行定崗定位定操作。不相容職務(wù)分離措施嚴(yán)格執(zhí)行，能夠預(yù)防有意的舞弊行為。另一方面公司各部門或同一部門的不相容職務(wù)相關(guān)人員在崗位上相互制約，在工作過(guò)程中相互監(jiān)督。并保證相關(guān)權(quán)利的制衡，從而徹底消滅舞弊滋生和繁衍的環(huán)境；對(duì)于比較容易發(fā)現(xiàn)的財(cái)務(wù)舞弊，不相容職務(wù)應(yīng)該及時(shí)制止并實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制。而對(duì)于沒(méi)有發(fā)現(xiàn)或者很難發(fā)現(xiàn)的舞弊，則應(yīng)在阻止舞弊后果擴(kuò)散的前提下，盡快消除舞弊產(chǎn)生的不良影響。一個(gè)人不能同時(shí)兼干可以隱匿自己所犯錯(cuò)誤和不軌行為的職務(wù)。記賬職務(wù)與經(jīng)營(yíng)保管的職務(wù)相分隔，可以有效防止那些接近資產(chǎn)的人挪用資產(chǎn)，并采取涂改會(huì)計(jì)記錄的辦法隱匿這些行為。記賬人員不能擔(dān)任經(jīng)辦人、審批人，不能保管企業(yè)財(cái)務(wù)。在生產(chǎn)業(yè)務(wù)方面，保管要和物品使用相互分離，出納要和會(huì)計(jì)相互分離。我國(guó)法律上也有規(guī)定：會(huì)計(jì)崗位不能兼任出納崗位。在職務(wù)定期輪崗方面，當(dāng)不相容職務(wù)員工暗地勾結(jié)、徇私舞弊時(shí)，就使不相容職務(wù)分離失去意義。對(duì)此，需要在關(guān)鍵崗位進(jìn)行定期輪崗。例如財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行5年制的輪崗、物資采購(gòu)人、倉(cāng)庫(kù)管理員、審計(jì)、會(huì)計(jì)、出納也要進(jìn)行定期輪崗，移交工作也要有部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督。定期輪崗可以避免員工懶散、散漫的工作態(tài)度，提升員工全面素質(zhì)，在預(yù)防了企業(yè)內(nèi)部控制問(wèn)題，減少了財(cái)務(wù)舞弊行為的同時(shí)，也提升了工作效率，讓員工能夠相互學(xué)習(xí)、相互溝通。

　　不相容的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)至少有兩個(gè)或者兩個(gè)以上的部門或者人參加，只有這些人員和部門不相互勾結(jié)，差錯(cuò)和不軌行為就很容易被發(fā)現(xiàn)，通過(guò)職務(wù)分離不但提高工作效率，而且也使內(nèi)部會(huì)計(jì)控制得到實(shí)施，有效保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)完整。

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