備用金是企業(yè)、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織等撥付給非獨(dú)立核算的內(nèi)部單位或工作人員備作差旅費(fèi)、零星采購、零星開支等用的款項，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，按照規(guī)定用途使用，不得轉(zhuǎn)借給他人或挪作他用。
xx公司對行政科采用非定額備用金制度，行政科為購買辦公用品預(yù)借備用金1600元，預(yù)借時，財務(wù)部門根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證，其會計分錄為：
借：其他應(yīng)收款——備用金(行政科)1600(借出去的現(xiàn)金)
貸：現(xiàn)金1600(現(xiàn)金借出，現(xiàn)金減少)
行政科購買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗收入庫單到財務(wù)部門報銷，交回多余現(xiàn)金80元，財務(wù)部門編制轉(zhuǎn)帳憑證一張，其會計分錄為：
借：管理費(fèi)用1520(購買的辦公用品為管理費(fèi)用)
現(xiàn)金80(借出去的現(xiàn)金未用完部分收回
貸：其他應(yīng)收款——備用金(行政科)1600(沖借方，結(jié)轉(zhuǎn)掉，借出去的現(xiàn)金收回，出納員收回多借的未用現(xiàn)金80元。)
如果行政科實(shí)際購買辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報銷時除按規(guī)定編制轉(zhuǎn)帳憑證一張，其會計分錄為：
借：管理費(fèi)用1780(購買的辦公用品為管理費(fèi)用)
貸：其他應(yīng)收款——備用金(行政科)1600(借出去的現(xiàn)金沖銷)
現(xiàn)金180(還要付180元)
出納員付給行政科現(xiàn)金180元，退還行政科經(jīng)辦人員其墊付的現(xiàn)金180元。
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