采購時必須與供應商簽訂合同，同時要將合同提交至財務部門進行核查。當采購物資到達公司的時候，采購部門必須及時通知倉庫，而倉庫則需要根據(jù)采購合同的相關事項和具體要求，同送貨人核對物資的名稱、型號、數(shù)量等是否與合同條款規(guī)定的內(nèi)容一致，并開具物資入庫證明，一份移交到財務部門，一份連同供應商的送貨單移交至采購部門。采購付款要實行付款憑單制。遇到需要現(xiàn)金付款的情況則需要由采購部門填寫應付憑單，經(jīng)過財務經(jīng)理的審核，財務總監(jiān)和總裁按權審批后才能予以進行。已經(jīng)確認的負債應該及時支付，只有這樣才能確保其按照規(guī)定的內(nèi)容獲得現(xiàn)金折扣利潤，加強與供應商的溝通與聯(lián)系，維護企業(yè)在業(yè)內(nèi)的信用度。財務部門應該按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結(jié)賬，并進行嚴密的審核。一旦出現(xiàn)異常的情況，則需要編制相應的調(diào)節(jié)表來進一步調(diào)整和修正。財務部門還需要在每個月的下旬從供應商那里獲取對賬單及與之相對應的明細表，將其與應付賬款明細賬和未付單明細表一一進行比較，進一步查找出異常情況出現(xiàn)的原因。
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