CMA:費用報銷內(nèi)部控制風險如何規(guī)避(二）

　　強化業(yè)務工作通報機制
　　加強結(jié)賬前的試算平衡表檢查是有效的事后防治手段，而更積極的應對措施則需要在明細賬之間建立業(yè)務通報機制，共享中轉(zhuǎn)科目的 使用，互相檢查。先進行業(yè)務處理的模塊，其中包括原業(yè)務處理記錄、審批過程、本次調(diào)整分錄等有效信息，從而為下一步流程環(huán)節(jié)提供支持文件。而這些通報機制可以通過公司內(nèi)部局域網(wǎng)的電子表格功能實現(xiàn)，即將共享文件置于服務器，使得多個使用者均可訪問查看，但限定關鍵人的修改權限是必要的。
　　在借助IT手段降低差錯的同時，也必須及時總結(jié)常見的跨模塊業(yè)務，將其以流程文件或業(yè)務操作指導的方式固化下來，避免發(fā)生會計人員變動時工作交接的紕漏。這些累計下來的流程與文檔，將成為公司管理訣竅的有機組成部分。
　　加強預算管理
　　預算額度是費用報銷的高壓線，超過預算額度的業(yè)務活動需要特別審批。加強預算的管理作用，需要在費用報銷審批環(huán)節(jié)就納入預算的管理范圍，預算內(nèi)的費用或付款將被優(yōu)先審批支付；超過預算的業(yè)務活動將被更嚴格地審批。另外，所有的預算均需要拆分到公司或部門內(nèi)明細業(yè)務以及人員。預算的控制只有通過對明細項目的控制，才能達到總預算的有效執(zhí)行。
　　防止預提費用失控濫用
　　費用報銷滯后是客觀存在的，不能完全克服，但公司內(nèi)控人員需要從防范公司風險的角度來建立防止預提費用失控濫用的制度。
　　會計主體首先需要確立企業(yè)會計政策，明確預提費用的范圍、金額限度、反沖辦法、錯誤稽核與改進措施。比如設定單一費用的發(fā)生額下限，超過該限額的費用均需要預提。
　　從會計分錄來看，形成預提費用的同時，必然形成預提負債。內(nèi)控人員可通過當期計入的費用發(fā)生額與反沖額對比，來判斷預提的準確性。合理范圍內(nèi)的預提差異是可以容忍的誤差。但針對預提與反沖較大的項目，需要進一步分析差異形成的原因，要分析是業(yè)務活動發(fā)生了波動，還是預提方法不合理。賬齡分析也是稽核預提費用的一種常用辦法，通過對長期掛賬的預提負債的賬齡分析，可以發(fā)現(xiàn)原對應的預提費用是否正確。
　　實際工作中，比較有效的一種控制措施是建立預提費用臺賬以及提高費用入賬的及時率。另外，還要加大對超期報銷的處罰力度，從反面強化及時報銷入賬。