第二節(jié) 采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制和控制測試
一、采購與付款交易的內(nèi)部控制
1.采購與付款交易不相容崗位至少包括(教材P403)
(1)請購與審批;
(2)詢價與確定供應(yīng)商;
(3)采購合同的訂立與審批;
(4)采購與驗收;
(5)采購、驗收與相關(guān)會計記錄;
(6)付款審批與付款執(zhí)行。
2.與付款交易相關(guān)的內(nèi)部控制至少包括(教材P404)
(1)企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》等有關(guān)貨幣資金內(nèi)部會計控制的規(guī)定辦理采購付款交易。
(2)企業(yè)財會部門在辦理付款交易時，應(yīng)當(dāng)對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴(yán)格審核。
(3)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強預(yù)付賬款和定金的管理。
(4)企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項。已到期的應(yīng)付款項需經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批后方可辦理結(jié)算與支付。
(5)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時收回退貨款。
(6)企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付款項等往來款項。如有不符，應(yīng)查明原因，及時處理。
二、固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制
固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制至少包括(教材P405)
(1)固定資產(chǎn)的預(yù)算制度
預(yù)算制度是固定資產(chǎn)內(nèi)部控制中最重要的部分。通常，大中型企業(yè)應(yīng)編制旨在預(yù)測與控制固定資產(chǎn)增減和合理運用資金的年度預(yù)算;小規(guī)模企業(yè)即使沒有正規(guī)的預(yù)算，對固定資產(chǎn)的購建也要事先加以計劃。
(2)授權(quán)批準(zhǔn)制度
完善的授權(quán)批準(zhǔn)制度包括：企業(yè)的資本性預(yù)算只有經(jīng)過董事會等高層管理機構(gòu)批準(zhǔn)方可生效;所有固定資產(chǎn)的取得和處置均需經(jīng)企業(yè)管理層的書面認(rèn)可。
(3)賬簿記錄制度
除固定資產(chǎn)總賬外，被審計單位還需設(shè)置固定資產(chǎn)明細(xì)分類賬和固定資產(chǎn)登記卡，按固定資產(chǎn)類別、使用部門和每項固定資產(chǎn)進行明細(xì)分類核算。固定資產(chǎn)的增減變化均應(yīng)有充分的原始憑證。
(4)職責(zé)分工制度
對固定資產(chǎn)的取得、記錄、保管、使用、維修、處置等，均應(yīng)明確劃分責(zé)任，由專門部門和專人負(fù)責(zé)。
(5)資本性支出和收益性支出的區(qū)分制度
企業(yè)應(yīng)制定區(qū)分資本性支出和收益性支出的書面標(biāo)準(zhǔn)。通常需明確資本性支出的范圍和最低金額，凡不屬于資本性支出的范圍、金額低于下限的任何支出，均應(yīng)列作費用并抵減當(dāng)期收益。
(6)固定資產(chǎn)的處置制度
固定資產(chǎn)的處置，包括投資轉(zhuǎn)出、報廢、出售等，均要有一定的申請報批程序。
(7)固定資產(chǎn)的定期盤點制度
對固定資產(chǎn)的定期盤點，是驗證賬面各項固定資產(chǎn)是否真實存在、了解固定資產(chǎn)放置地點和使用狀況以及發(fā)現(xiàn)是否存在未入賬固定資產(chǎn)的必要手段。
(8)固定資產(chǎn)的維護保養(yǎng)制度
固定資產(chǎn)應(yīng)有嚴(yán)密的維護保養(yǎng)制度，以防止其因各種自然和人為的因素而遭受損失，并應(yīng)建立日常維護和定期檢修制度，以延長其使用壽命。
三、在建工程的內(nèi)部控制
工程項目業(yè)務(wù)不相容崗位一般包括(教材P405-P406)
(1)項目建議、可行性研究與項目決策;
(2)概預(yù)算編制與審核;
(3)項目實施與價款支付;
(4)竣工決算與竣工審計。
四、采購交易的控制目標(biāo)、關(guān)鍵內(nèi)部控制和測試(教材P401-P402表16-2)
1. 采購交易的控制目標(biāo)、關(guān)鍵內(nèi)部控制和測試一覽表
教材表16-2 采購交易的控制目標(biāo)、關(guān)鍵內(nèi)部控制和測試一覽表
內(nèi)部控制目標(biāo) | 關(guān)鍵內(nèi)部控制 | 常用的控制測試 | 常用的交易實質(zhì)性程序 |
(ABC公司的內(nèi)部控制是否能夠防止、發(fā)現(xiàn)并糾正認(rèn)定層次的重大錯報) | (ABC公司的控制活動，CPA必須了解的內(nèi)部控制活動，了解后評估本業(yè)務(wù)循環(huán)的重大錯報風(fēng)險即y＝k/x中的x) | (CPA測試內(nèi)部控制運行是否有效，修訂前期評估的本業(yè)務(wù)循環(huán)的重大錯報風(fēng)險即y＝k/x中的x) | (CPA實施實質(zhì)性分析程序和細(xì)節(jié)測試，獲取認(rèn)定層次的錯報的審計證據(jù)，證明認(rèn)定) |
1.所記錄的采購都確已收到商品或已接受勞務(wù)，并符合采購方的*5利益(存在) | ①請購單、訂貨單、驗收單和賣方發(fā)票一應(yīng)俱全，并附在付款憑單后 | ①查驗付款憑單后是否附有單據(jù) | ①復(fù)核采購明細(xì)賬、總賬及應(yīng)付賬款明細(xì)賬，注意是否有大額或不正常的金額 |
2.已發(fā)生的采購交易均已記錄(完整性) | ①訂購單均經(jīng)事先連續(xù)編號并已登記入賬 | ①檢查訂購單連續(xù)編號的完整性 | ①從驗收單追查至采購明細(xì)賬 |
3.所記錄的采購交易估價正確(準(zhǔn)確性、計價和分?jǐn)? | ①對計算準(zhǔn)確性進行內(nèi)部核查 | ①檢查內(nèi)部核查的標(biāo)記 | ①將采購明細(xì)賬中記錄的交易同賣方發(fā)票、驗收單和其他證明文件比較 |
4.采購交易的分類正確(分類) | ①采用適當(dāng)?shù)臅嬁颇勘?br>②分類的內(nèi)部核查 | ①檢查工作手冊和會計科目表 | 參照賣方發(fā)票，比較會計科目表上的分類 |
5.采購交易按正確的日期記錄(截止) | ①要求收到商品或接受勞務(wù)后及時記錄采購交易 | ①檢查工作手冊并觀察有無未記錄的賣方發(fā)票存在 | 將驗收單（日期）和賣方發(fā)票上的日期與采購明細(xì)賬中的日期進行比較 |
6.采購交易被正確記入應(yīng)付賬款和存貨等明細(xì)賬中，并被正確匯總(準(zhǔn)確性、計價和分?jǐn)? | 應(yīng)付賬款明細(xì)賬內(nèi)容的內(nèi)部核查 | 檢查內(nèi)部核查的標(biāo)記 | 通過加計采購明細(xì)賬，追查過入采購總賬和應(yīng)付賬款、存貨明細(xì)賬的數(shù)額是否正確，用以測試過賬和匯總的正確性 |
2.注冊會計師測試采購業(yè)務(wù)的真實性(表16-2的第1行第4列)
(1)復(fù)核采購明細(xì)賬、總賬及應(yīng)付賬款明細(xì)賬，注意是否有大額或不正常的金額;
(2)檢查采購發(fā)票、驗收單、訂購單和請購單等原始憑證是否合理與真實;
(3)追查存貨的采購至存貨永續(xù)盤存記錄;
(4)檢查取得的固定資產(chǎn)(從明細(xì)賬追查到原始憑證，追查到實物，即“逆查”，確認(rèn)采購交易的高估問題)。
3.注冊會計師測試采購業(yè)務(wù)的完整性(表16-2的第2行第4列)
(1)從驗收單追查至采購明細(xì)賬(“順查”，查低估);
(2)從賣方發(fā)票追查至采購明細(xì)賬(“順查”，查低估)。
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