第二節(jié)　會計檔案的保管

　　一、會計檔案的歸檔

　　各單位對每年形成的會計檔案，應當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

　　(一)會計檔案的整理要求

　　1.分類標準統(tǒng)一

　　2.檔案形成統(tǒng)一

　　3.管理要求統(tǒng)一

　　(二)會計檔案的裝訂

　　會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他會計資料的裝訂。

　　1.會計憑證裝訂

　　會計憑證裝訂時要求：整理、憑證外面要加封面。

　　2.會計賬簿的裝訂?；疽笫牵?/p>

　?、儋~簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù);然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。

　?、诨铐撡~簿裝訂應保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，裝訂成冊;多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起。

　　注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬，會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號;總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。

　　3.會計報表的裝訂。

　　(三)會計檔案的保管

　　當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設立檔案機構(gòu)的，應當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。

　　1.會計檔案的移交手續(xù)。

　　2.會計檔案的保管要求。

　　移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　二、會計檔案的保管期限

　　各種會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。

　　定期檔案根據(jù)保管期限分為：3年、5年、l0年、l5年、25年5類會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　《各類會計檔案的保管原則上應當按照《會計檔案管理辦法》所規(guī)定的期限執(zhí)行。會計檔案具體保管期限見表9—1、表9—2。(主要了解企業(yè)的)

　　1.永久：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務報告;

　　2.25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬;

　　3.5年的：固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單;

　　4.3年的：月度、季度財務報告;

　　5.l5年的：其他。含所有會計憑證，總賬，明細賬，日記賬和輔助賬簿(不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬)，會計檔案移交清冊。

　　例(單選)：根據(jù)《會計檔案管理辦法》，現(xiàn)金日記賬的保管期限為( )。

　　A.5年

　　B.10年

　　C.15年

　　D.25年

　　『正確答案』D

　　三、會計檔案的查閱和復制

　　各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　會計檔案的借閱和復制要求具體包括：

　　1.會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位[*{a}*]、會計主管人員批準。

　 　2.外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位[*{a}*]人批準后，方可辦理借閱手續(xù);單位內(nèi)部人員借閱會計檔案時，應經(jīng)會計主管人員 或單位[*{a}*]人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。

　　3.借閱會計檔案人員不得在案卷上亂畫、標記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件(如有特殊情況，須經(jīng)[*{a}*]批準后方能攜帶外出或復制原件)。

　　4.借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。

　　例(單選)：其他單位因特殊原因需要查閱或復制原始憑證時，必須經(jīng)本單位的( )批準。

　　A.會計人員

　　B.總會計師

　　C.財務總監(jiān)

　　D.單位負責人

　　『正確答案』D

　　四、會計檔案的銷毀

　　會計檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。單位負責人應當在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　保管期滿的會計檔案，一般可以按照以下程序銷毀：

　　1.由本單位檔案機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。

　　2.單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　3.銷毀會計檔案時，應當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。

　　4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。

　　下列會計檔案不得銷毀：

　　1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證。

　　2.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

　　需要指出，采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

　　單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

　　有時間關注：

　　1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業(yè)務主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關檔案館代管。

　　2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案;單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　3.單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案，對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　4.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各單位保管。

　　依據(jù)我國《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境。

　　例(單選)：會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本企業(yè)( )提出銷毀意見。

　　A.會計部門

　　B.檔案部門

　　C.會計人員

　　D.單位負責人