電子郵件，快捷而便利，正在成為溝通情感和傳遞信息的最主要現(xiàn)代化工具之一。
　　無(wú)論在校園，還是職場(chǎng)，亦或是生活，我們總是要和數(shù)以百計(jì)的郵件打交道。一來(lái)一往，常常要花費(fèi)掉我們不少時(shí)間。據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，職場(chǎng)人每周在收發(fā)郵件上所花費(fèi)的時(shí)間要占到他們總工時(shí)的1/4左右。
　　盡管我們的手每天和回復(fù)郵件的按鈕“如膠似漆”，但專業(yè)的職業(yè)發(fā)展人士一針見(jiàn)血地指出，依然有相當(dāng)數(shù)量的人不懂如何正確地使用好郵件這一工具。
　　我們每天索要閱讀和撰寫(xiě)的內(nèi)容是非常龐雜的，容量也是巨大的，我們極有可能會(huì)犯下一些不太令人愉快的錯(cuò)誤，將自己置于窘境之中。這樣的小錯(cuò)誤不重視，可是會(huì)造成讓我們淚流滿面的嚴(yán)重后果的。
　　既然要所耗費(fèi)的時(shí)間這么多，對(duì)于注重效率的財(cái)會(huì)人來(lái)說(shuō)，如何在最短的時(shí)間內(nèi)將現(xiàn)有的資源利用到*5化，不讓郵件占用過(guò)多的時(shí)間，相反成為一項(xiàng)提高工作效率的工具，成為財(cái)會(huì)人心中的一個(gè)大大的疑惑。所以，知悉郵件中的那些小秘密，可以讓財(cái)會(huì)人的工作事半功倍。
　　1.郵件的主題清楚而直接
　　試想一下你給一個(gè)HR發(fā)送簡(jiǎn)歷應(yīng)聘一份工作，他（她）每天有那么多封郵件需要處理，有那么多的簡(jiǎn)歷需要接收，你給他發(fā)封沒(méi)有任何主題或者是以“簡(jiǎn)歷”這樣模糊的字眼來(lái)命名，連你是誰(shuí)都沒(méi)告訴他，很有可能你的這封不清不楚的郵件就被忽略而石沉大海不知所蹤，而你還在依然苦苦的守候。
　　HR的時(shí)間都很寶貴的，招聘過(guò)大量財(cái)會(huì)人士的HR們更是明白雙方時(shí)間的珍貴性。如果你不讓他們省心一點(diǎn)的話，他們也不會(huì)讓你省心，這是很簡(jiǎn)單的道理。
　　對(duì)于財(cái)會(huì)人來(lái)說(shuō)，好的主題一般是這樣的：“會(huì)計(jì)主管會(huì)議日期變更說(shuō)明、財(cái)務(wù)報(bào)表答疑、提高利潤(rùn)方案的建議”等，清楚、開(kāi)門見(jiàn)山。
　　人們通常決定是否打開(kāi)一封郵件，基本是基于郵件的主題的，不重要主題不清的郵件將直接被過(guò)濾掉。主題應(yīng)該讓你的讀者明白，你交給他的這封郵件，是他關(guān)心的重要事情。
　　2.使用專業(yè)的郵件地址
　　如果你是公司的正式員工或者在公司實(shí)習(xí)，*4使用公司統(tǒng)一規(guī)格的郵件地址，這無(wú)可厚非。但如果你使用的是一個(gè)私人的郵件賬戶，甭管你是自雇還是僅僅是偶爾使用一下它作為工作相關(guān)的問(wèn)題回復(fù)，選擇地址的時(shí)候務(wù)必要慎重。
　　在你的郵件中，始終要有一塊地方要給到地址以及你的名字，這樣客戶就能夠明確地知道誰(shuí)給他發(fā)了這封郵件，這是起碼的禮貌。而且，你的名字也應(yīng)該以正式、規(guī)范為先，以符合工作場(chǎng)合的需要，那些聽(tīng)起來(lái)像是昵稱的郵箱名字在正式的場(chǎng)合*4不要使用。
　　3.按下“回復(fù)全部”時(shí)三思
　　如果是群發(fā)的郵件需要回復(fù)，除非有需要，否則請(qǐng)?zhí)貏e注意“回復(fù)全部”。沒(méi)有任何一個(gè)人遇到20個(gè)與他完全不相關(guān)的人給他發(fā)郵件（而且內(nèi)容是與他自己毫無(wú)關(guān)系的）而不火大的。
　　試想一下你在工作的時(shí)候，手中有一大堆的原始憑證需要輸入，別人回復(fù)全部，你手機(jī)中的郵件提示音拼命地響，并不斷彈窗，電腦上的信號(hào)燈也不斷地閃爍，你的心情是不是會(huì)受到影響？
　　換位思考一下，其他人也是一樣的。除非你真的認(rèn)為郵件列表上的每一個(gè)人都應(yīng)該收到你的這封郵件，否則就不要以“回復(fù)全部”的方式來(lái)打擾別人。
　　4.稱呼得體
　　*4不要使用聽(tīng)上去很悠閑、口語(yǔ)的表達(dá)來(lái)稱呼對(duì)方，譬如“大伙兒”，“Yo”等。
　　寫(xiě)作內(nèi)容的輕松不應(yīng)該影響到一封郵件該有的稱呼禮儀。像“Hey”和“Yo”這樣非正式的稱呼通常是不應(yīng)該出現(xiàn)在工作的場(chǎng)合的。盡量使用“Hi”或者“Hello”。
　　而且也不要隨隨便便就把別人的名字給“縮”小了，除非你確定他更喜歡別人不用他名字的全稱，否則還是得適當(dāng)注意。
　　謹(jǐn)慎的財(cái)會(huì)人尤其需要注意你所使用的稱呼。
　　5.慎用驚嘆號(hào)
　　當(dāng)你想用驚嘆號(hào)的時(shí)候，幾個(gè)夠？一個(gè)就行了！
　　正文中，驚嘆號(hào)應(yīng)該謹(jǐn)慎地使用。有時(shí)候某些人為了抒發(fā)自己的感情或者想引起別人的注意，在他們句子的末尾拼命地使用驚嘆號(hào)。這樣會(huì)讓你所表達(dá)的結(jié)果顯得過(guò)于感性和不成熟。對(duì)于財(cái)會(huì)這種需要理性和邏輯的職業(yè)來(lái)說(shuō)，客觀且實(shí)事求是是非常有必要的。
　　6.幽默有度
　　沒(méi)有上下文語(yǔ)境，沒(méi)有合適的語(yǔ)氣和面部表情的輔助，幽默很容易造成誤解或是讓人迷惑。在正式的職業(yè)交流中，除了你和對(duì)方已經(jīng)非常熟悉了，否則*4不要把你的幽默“才智”過(guò)多地體現(xiàn)在郵件中。高頓職業(yè)發(fā)展中心的April認(rèn)為，在很多場(chǎng)合，特別是職場(chǎng)中，你覺(jué)得很有趣或者很有意思的東西，在別人眼中看來(lái)，并非如此，甚至顯得很突兀。
　　許多東西用口頭語(yǔ)言表達(dá)的時(shí)候，非常有意思，但文字語(yǔ)言期望有同樣的效果大多數(shù)時(shí)候是比較困難的。
　　用其不疑，疑其不用。
　　7.看人下菜碟
　　文化沖突常因文化差異而生，國(guó)家地區(qū)甚至南方北方的不同，都有可能導(dǎo)致交流的誤導(dǎo)。在寫(xiě)郵件的時(shí)候，這一點(diǎn)尤其要注意，因?yàn)槲覀兪强床坏綄?duì)方的肢體語(yǔ)言的。就你對(duì)對(duì)方文化背景的了解程度，對(duì)你的郵件做量體裁衣的考量。
　　高語(yǔ)境文化的國(guó)家，比如中國(guó)、阿拉伯、日本，在和你做生意之前都希望能夠了解一下你的。因此，與這些國(guó)家的人打交道，或者有商務(wù)聯(lián)系時(shí)，你會(huì)感覺(jué)更加地私人對(duì)私人。另一方面，低語(yǔ)境文化的國(guó)家，比如德國(guó)、美國(guó)、北歐，通常更喜歡單刀直入。
　　當(dāng)你所在的是外資企業(yè)的財(cái)會(huì)崗位，這點(diǎn)尤其需要關(guān)注。
　　8.認(rèn)真對(duì)待每一封郵件
　　每封郵件都回復(fù)通常是一件比較困難的事情，但可以朝著這個(gè)方向努力。特別是那種郵件無(wú)意中發(fā)錯(cuò)了給到你這兒，但郵件的發(fā)送者正在焦急地等待回復(fù)時(shí)。雖然說(shuō)回復(fù)并不是強(qiáng)制的，但也是一個(gè)良好的禮節(jié)體現(xiàn)，尤其是當(dāng)這個(gè)人和你一個(gè)公司或者一個(gè)部門時(shí)。
　　9.郵件校對(duì)
　　很多時(shí)候，一封郵件并不是發(fā)完就了事了。你可能沒(méi)注意到，但對(duì)方收到你發(fā)來(lái)的郵件時(shí)一定會(huì)注意到。
　　發(fā)送之前，一定得重讀或者復(fù)查幾遍，重要的郵件尤其要給予特別關(guān)注。否則，如果對(duì)方是個(gè)特別認(rèn)真或者是比較重視細(xì)節(jié)的人，你的錯(cuò)別字或者明顯的邏輯錯(cuò)誤在他們的眼中是非常忌諱的。
　　還有一個(gè)地方不能遺漏，就是郵件的收件人。保證你要發(fā)送的人是在“收件人”這一行里面，對(duì)方的郵箱地址也要注意不能寫(xiě)錯(cuò)，大小寫(xiě)和下劃線這些容易忽略的地方分清楚，否則亂發(fā)或者發(fā)錯(cuò)是非常令人尷尬的。
　　細(xì)心是財(cái)會(huì)人的一個(gè)普遍優(yōu)勢(shì)，相信紛繁復(fù)雜的憑證審核都不在話下，更不用說(shuō)郵件了。
　　10.收件人地址最后再添加
　　這是一個(gè)小細(xì)節(jié)，等你的郵件寫(xiě)好之后，再添加收件人的郵箱地址。很多人在寫(xiě)郵件的時(shí)候正好是相反的過(guò)程，先把收件人選好，再開(kāi)始寫(xiě)郵件。如果一不小心錯(cuò)按了發(fā)送鍵，而你的郵件又沒(méi)有寫(xiě)完就發(fā)出去了，對(duì)方收到會(huì)一頭霧水或者莫名其妙。
　　11.陽(yáng)光之下無(wú)秘密
　　一名曾經(jīng)就職于CIA的人員曾說(shuō)過(guò)，每封郵件都會(huì)留下蛛絲馬跡，有據(jù)可查。
　　所以在寫(xiě)的時(shí)候，一個(gè)基本的前提假設(shè)就是別人會(huì)看到你所寫(xiě)的內(nèi)容。那種你希望其他人看到的內(nèi)容*4不要寫(xiě)。廣義點(diǎn)說(shuō)，不要寫(xiě)任何損害你自己的聲譽(yù)或者傷害其他人的內(nèi)容。
　　畢竟，轉(zhuǎn)發(fā)郵件是一件很容易的事情，同時(shí)也是一件很危險(xiǎn)的事情。因此，與其遺憾，不如防范。
　　財(cái)會(huì)崗位的特殊性更加決定了基于事實(shí)的客觀信息傳遞是極其有必要的。
　　▎本文作者Natalie，來(lái)源高頓網(wǎng)校。更多內(nèi)容請(qǐng)關(guān)注微信號(hào)“高頓網(wǎng)校”(gaoduneclass)，滿滿的會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)干貨，免費(fèi)網(wǎng)課隨心聽(tīng)。原創(chuàng)文章，歡迎分享，若需引用或轉(zhuǎn)載請(qǐng)保留此處信息。