130-1 沒有正確選擇數(shù)據(jù)區(qū)域,而自動選擇的區(qū)域中包含有空格
如果需要排序的數(shù)據(jù)區(qū)域不是標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)列表,并且包含空格,那么若在排序前沒有手工先選定整個數(shù)據(jù)區(qū)域,而是只選定數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意單元格,排序結(jié)果將很可能不正確。因?yàn)樵谶@種情況下,Excel并不總是能為用戶自動選擇正確的數(shù)據(jù)區(qū)域
130-2 內(nèi)存不足的情況
Excel是一款桌面型的電子表格軟件,當(dāng)處理過于龐大的數(shù)據(jù)量時,其性能會低于專業(yè)的數(shù)據(jù)庫軟件,并完全依賴于電腦的硬件配置。因此,當(dāng)排序或篩選的數(shù)據(jù)區(qū)域過大時,Excel可能會提示用戶“內(nèi)存不足”。此時,可以采用以下的解決方法。
1.增加電腦的物理內(nèi)存。
2.優(yōu)化電腦的性能,如關(guān)閉暫時不需要的其他程序,清理系統(tǒng)分區(qū)以保留足夠剩余空間,刪除Windows臨時文件等。
3.減小排序的數(shù)據(jù)區(qū)域。
130-3 數(shù)據(jù)區(qū)域中包含有格式化為文本的數(shù)字
當(dāng)數(shù)據(jù)區(qū)域中包含有格式化為文本的數(shù)字時,排序結(jié)果將會錯誤。在如圖130-1所示的表格中,A5∶A10是文本型數(shù)字,此時按編號進(jìn)行排序,則較小的編號可能會排到較大的編號后面去。
圖130-1 排序錯誤的表格
要想使排序結(jié)果正確,必須先將文本型數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)值型數(shù)字,方法如下。
單擊工作表中任意空單元格,按組合鍵。
選定A5:A10,單擊菜單“編輯”→“選擇性粘貼”。
在“選擇性粘貼”對話框中,選擇“加”項(xiàng),然后單擊“確定”按鈕。
130-4 Excel提示“不同的單元格格式太多”
如果用戶工作簿中存在著4000種以上的單元格格式組合,那么在執(zhí)行許多命令時(包括排序),Excel都會提示“不同的單元格格式太多”。
這里所談到的單元格格式組合,指工作簿中任意單元格,如果所設(shè)置的單元格格式與其他單元格有任何細(xì)微的差別,即成為一種單元格格式組合。比如,有兩個單元格,都設(shè)置單元格格式為紅色宋體12號字,如果其中一個單元格的數(shù)字格式使用2位小數(shù),而另一個單元格的數(shù)據(jù)格式不使用小數(shù),則兩個單元格各使用一種單元格格式組合。
在一般情況下,4000種的上限足夠用戶設(shè)置數(shù)據(jù)區(qū)域,但如果某個工作簿文件經(jīng)過多人之手,長年累月使用,并且有很多內(nèi)容是從別的文件中Copy而來,也可能最終導(dǎo)致超出限制。
解決的方法是簡化工作簿的格式,使用統(tǒng)一的字體、圖案與數(shù)字格式。有關(guān)此問題的詳細(xì)說明。
130-5 排序區(qū)域包含合并單元格
如果在排序的時候,Excel提示“此操作要求合并單元格都具有相同大小”,則說明數(shù)據(jù)區(qū)域中包含合并單元格,并且合并單元格的大小各不相同。例如圖130-2所示的表格,A列的數(shù)據(jù)是由合并單元格組成,而B列和C列都沒有合并單元格。此時如果對整個數(shù)據(jù)區(qū)域的排序操作將無法進(jìn)行。
圖130-2 包含合并單元格的數(shù)據(jù)區(qū)域
而在如圖130-3所示的表格中,同行次的合并單元格的大小完全相同,因此可以正常排序。
圖130-3 合并單元格大小相同的數(shù)據(jù)區(qū)域
對于圖130-2所示的表格,需要用戶取消合并所有已合并的單元格,然后才能排序。