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ERP是將企業(yè)所有資源進行整合集成管理，它的功能模塊以不同于以往的MRP或MRPII的模塊，它不僅可用于生產(chǎn)企業(yè)的管理，而且在許多其它類型的企業(yè)如一些非生產(chǎn)，公益事業(yè)的企業(yè)也可導(dǎo)入ERP系統(tǒng)進行資源計劃和管理，
眾所周知，在采購管理中，有一項很重要的工作，就是督促供應(yīng)商按時到貨；而要做好這樣工作的話，則不能少了“采購預(yù)計進貨表”；有了這份報表，采購理員才知道在未來的幾天時間內(nèi)，會有哪些材料到貨，然后去向供應(yīng)商確認(rèn)能否按時到料。
一、查詢條件
報表其實就是一組查詢語句的組合。所以，在設(shè)計采購預(yù)計進貨表的時候，首先需要明白，企業(yè)一般會以什么條件來生成這份報表。根據(jù)用戶需求的不同，筆者認(rèn)為有需要設(shè)置如下查詢條件。
一是按供應(yīng)商編號來查詢某個供應(yīng)商在未來的一段時間內(nèi)可能會進哪些貨。當(dāng)企業(yè)輸入供應(yīng)商編號，則就會按這個編號來生成相關(guān)的報表。這里員工可以直接輸入供應(yīng)商編號，也可以通過查詢，確認(rèn)供應(yīng)商編號。當(dāng)企業(yè)用戶沒有輸入供應(yīng)商編號的時候，則表示其需要所有供應(yīng)商的預(yù)計進貨信息。
二是按采購員來生成報表。有時候，采購員可能想要知道，自己負(fù)責(zé)的供應(yīng)商在未來一個星期內(nèi)的預(yù)計進貨情況。此時，就需要進行一些負(fù)責(zé)的查詢。如需要先根據(jù)采購員找到其負(fù)責(zé)的供應(yīng)商，然后再查找相關(guān)的預(yù)計進貨信息。不過，這個前提條件就是在供應(yīng)商信息中，必須為供應(yīng)商指定特定的采購員。如果這里指定的采購員與采購訂單中的采購員不一致的時候，仍然以供應(yīng)商信息中的采購員為準(zhǔn)。
這里需要另外注意一點，就是有些ERP系統(tǒng)中，則直接以采購訂單中的采購員為準(zhǔn)，來生成這張報表，這也未嘗不可。不過在實際工作中，會有一個誤區(qū)，就是當(dāng)采購員請假的時候，有其代理人開采購單時，采購單上顯示的采購員名字是誰。如果仍然是原來的采購員，那么不會有問題。但是，若為采購員的代理人，則此時，以采購員為條件來查找采購預(yù)計進貨表的時候，就會缺少相關(guān)的內(nèi)容。
在以后的版本中，會考慮按采購員查詢預(yù)計進貨表時，分別支持以上兩種方式，可以讓企業(yè)根據(jù)自己的需要進行選擇，到底按哪種查詢方式。
三是按預(yù)計進貨日來選擇相關(guān)報表。采購員有時會想看看三天之內(nèi)的預(yù)計進貨信息;而有的企業(yè)則希望能夠知道一個月內(nèi)的預(yù)計進貨信息，不同的企業(yè)要求不同。所以在查詢條件中，設(shè)置了一個預(yù)計進貨日。這個預(yù)計進貨日就是采購訂單中的訂單交貨日期。而且，這里還可以實現(xiàn)一個比較使用的功能。如果采購員把這個預(yù)計進貨日期選擇為昨天的話，就可以在系統(tǒng)中查詢出到今天為止，有哪些供應(yīng)商的貨應(yīng)交還沒交。這些當(dāng)然成為了后續(xù)跟蹤的重點。
四是選擇產(chǎn)品分類。有時候，作為采購經(jīng)理，可能想要知道某個材料類別，如五金工具中的套筒，其預(yù)計進貨情況。這一般對于庫存式生產(chǎn)的企業(yè)，用的比較多。而對于按訂單生產(chǎn)的企業(yè)，則使用這種方式查詢不是很多。若輸入具體的產(chǎn)品分類信息，則在報表中只顯示屬于這個產(chǎn)品類別的材料預(yù)計進貨信息;若不輸入的話，則表示所有的產(chǎn)品。
五是按倉庫來生成報表。其實，這個條件是對第四個條件的一個補充。在實際工作中，我們一般把倉庫分為零件倉庫、包裝材料倉庫、成品倉庫、輔助材料倉庫等等。有時候企業(yè)管理者可能只想知道所有零件倉庫中能夠的材料的預(yù)計到料情況。這也就是說，通過倉庫分類的方式，把產(chǎn)品小類歸結(jié)成一個個大類來查詢。這無疑就是對上面這個條件的一個補充。
另外，以上的這些條件可以整合使用。如現(xiàn)在有個采購員，想要知道自己負(fù)責(zé)的供應(yīng)商，在三天之內(nèi)的零件預(yù)計進貨信息。如此的話，可以在查詢條件采購員、預(yù)計進貨日、產(chǎn)品類別三個查詢條件，進行組合查詢，就可以得到我們所需要的信息了。
二、權(quán)限控制方案
在有些企業(yè)中，對于采購的一些敏感信息，如采購價格、供應(yīng)商的具體聯(lián)系方式等等，都有比較嚴(yán)格的訪問權(quán)限控制。所以，在預(yù)計進貨報表的設(shè)計中，也需要體現(xiàn)這個權(quán)限控制的理念。
1、采購價格的查詢權(quán)限。在大部分企業(yè)中，這份采購預(yù)計進貨表不僅采購部門需要使用，而且，物料計劃部門、生產(chǎn)部門、銷售部門等等都需要這份報表。而這些部門，企業(yè)出于安全方面的考慮，往往不希望他們看到采購價格。筆者在這份報表設(shè)計中，體現(xiàn)了權(quán)限一致的原則。也就是說，在采購訂單單據(jù)設(shè)置中，若指定某個人，如銷售部門人員，可以查詢采購單，但是，不能看到采購單中的價格信息的時候，則他們在生成采購預(yù)計進貨表的時候，也不能夠看到這個價格。也就是說，不需要再進貨表中進行額外的限制，其自動繼承采購訂單中的權(quán)限控制原則。如此的話，一方面可以減少系統(tǒng)管理員的工作量;二是可以提高系統(tǒng)的安全性，防止系統(tǒng)管理員在配制報表的時候因為一時疏忽而造成采購價格泄露。
2、供應(yīng)商信息。有時候，企業(yè)也希望生產(chǎn)部門只需要知道什么材料預(yù)計在什么時候到。而不需要知道到某個材料是向什么供應(yīng)商采購的。特別是有時候采購量比較大，分別向多個供應(yīng)商采購的時候，若這些信息泄露給采購部門以外的人，特別是到傳到供應(yīng)商那邊去，企業(yè)可能就會因為這個原因而失去采購方面的主動性。所以，企業(yè)希望供應(yīng)商等相關(guān)信息，在預(yù)計進貨表中是保密的。為此，筆者在報表管理中，還設(shè)置了一個獨立的權(quán)限控制管理器，可以通過這個管理器，在報表權(quán)限控制中，指定哪些用戶可以訪問報表中的哪幾個字段的權(quán)利。這無疑，給報表的權(quán)限控制提供了更加靈活的一個控制措施。不過，這里要注意一點，這個權(quán)限控制管理器仍然不能夠突破單據(jù)的訪問權(quán)限控制規(guī)則。也就是說，當(dāng)采購單據(jù)設(shè)置中，只允許采購員看到采購價格的話，則即使在預(yù)計進貨報表中，讓生產(chǎn)管理人員可以看到這個價格字段，再最后生成的報表中，這個價格字段仍然是隱藏的，生產(chǎn)人員不能夠看到。從這里也可以看出，報表權(quán)限控制管理器不能夠突破對應(yīng)單據(jù)的權(quán)限限制。
3、采購員控制信息。有的客戶在權(quán)限方面控制比較嚴(yán)格，如在一些化工行業(yè)，出于配方安全的考慮，他們對于各個采購員都有非常嚴(yán)格的權(quán)限控制。如各個采購員在系統(tǒng)中，只能夠看到自己負(fù)責(zé)的采購單，對于其他采購員的采購單，他無法查詢。為此，若有這個需求的話，則要求在預(yù)計進貨表中，采購員最多只能夠?qū)С鲎约贺?fù)責(zé)的供應(yīng)商或者采購訂單的預(yù)計進貨信息。也就是說，在上面講到的這個“采購員”查詢條件中，有了一個嚴(yán)格的限制。為此，筆者在報表管理中，加入了一個“用戶獨占”訪問的權(quán)限控制。若用戶選中了這個選項，則在生成報表的時候，采購員的查詢條件是灰色的，系統(tǒng)會自動給這個查詢條件賦值，默認(rèn)情況下，這個采購員就是用戶登錄的帳戶名。當(dāng)然，采購經(jīng)理或者其他具有完全查詢權(quán)限的用戶，可以通過“例外權(quán)限”功能，突破這個限制。
4、報表的導(dǎo)入導(dǎo)出控制。不光是預(yù)計進貨表，任何的報表都有這個導(dǎo)出功能的限制。因為在報表中，往往會包含比較多的信息，所以，有時候，出于安全方面的考慮，我們會對報表的導(dǎo)出進行限制。如限制用戶只能夠在系統(tǒng)中查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，而不能夠把這些信息導(dǎo)出到其他文件中，如EXCEL表格中。這也是一個報表管理中，很常用的一個權(quán)限控制策略。
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