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為了加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)檔案工作，充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)檔案的作用，參照《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案工作的規(guī)定》與《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案工作準(zhǔn)則》，結(jié)合南京實(shí)際，制定本規(guī)范。
一、內(nèi)部審計(jì)檔案是指內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)在進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督或?qū)徲?jì)調(diào)查活動(dòng)中直接形成的，依照有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章、規(guī)定應(yīng)當(dāng)保存或者具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！ ?nèi)部審計(jì)檔案是其單位或部門(mén)檔案的組成部分，也是國(guó)家檔案的組成部分。
二、內(nèi)部審計(jì)檔案工作是指內(nèi)審機(jī)構(gòu)對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行的收集、整理、保管、利用、編研、統(tǒng)計(jì)、鑒定和移交。
三、內(nèi)部審計(jì)檔案工作接受上級(jí)內(nèi)審機(jī)構(gòu)和同級(jí)檔案行政管理部門(mén)及審計(jì)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)和監(jiān)督。
四、內(nèi)部審計(jì)檔案應(yīng)有專(zhuān)負(fù)責(zé)管理，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，做好審計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用、編研、統(tǒng)計(jì)工作，為審計(jì)工作服務(wù)；定期對(duì)本機(jī)構(gòu)庫(kù)存審計(jì)檔案進(jìn)行鑒定、移交和處理。
五、審計(jì)檔案的建立實(shí)行誰(shuí)審計(jì)誰(shuí)立卷（主審）、審結(jié)卷成、定期歸檔的責(zé)任制度；采取按職能分類(lèi)、按項(xiàng)目立卷、按單元排列的立卷方法。
六、內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)按照審計(jì)程序進(jìn)行審計(jì)，所形成的與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的材料，應(yīng)當(dāng)歸入審計(jì)檔案，包括：
?。ㄒ唬徲?jì)方案、審計(jì)通知書(shū)、審前自查表、會(huì)計(jì)責(zé)任聲明書(shū)、被審計(jì)單位基本情況表；
?。ǘ徲?jì)證據(jù)、審計(jì)工作底稿、調(diào)查記錄等；
?。ㄈ徲?jì)報(bào)告及審計(jì)報(bào)告征求意見(jiàn)書(shū)、審計(jì)意見(jiàn)書(shū)、審計(jì)決定書(shū)、審計(jì)建議書(shū)、移送處理書(shū)等審計(jì)公文的代擬稿和正式稿；
?。ㄋ模徲?jì)文書(shū)送達(dá)回執(zhí)、審計(jì)決定與審計(jì)意見(jiàn)執(zhí)行回單；
?。ㄎ澹┯嘘P(guān)審計(jì)事項(xiàng)的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、批示、問(wèn)函、復(fù)函、信息等文件材料；
（六）與審計(jì)事項(xiàng)有關(guān)的群眾來(lái)信、來(lái)訪記錄等舉報(bào)材料；
（七）其它應(yīng)歸入審計(jì)檔案的文件材料，如與審計(jì)事項(xiàng)有關(guān)的、由被審計(jì)單位填制并提供的各項(xiàng)報(bào)表等。
七、不歸入審計(jì)檔案的文件材料包括：
（一）與具體審計(jì)項(xiàng)目無(wú)關(guān)的行政文書(shū)及審計(jì)綜合管理文書(shū)；
?。ǘ┪从米鲗徲?jì)依據(jù)，或未經(jīng)核實(shí)的證明性材料；
?。ㄈ徲?jì)所依據(jù)的法規(guī)、政策文件中的無(wú)關(guān)條款及其他參考材料；
?。ㄋ模┪唇?jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽的文電草稿；
?。ㄎ澹┢渌粦?yīng)歸入審計(jì)檔案的文件材料。
八、審計(jì)文件材料按項(xiàng)目立卷，一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目可立一個(gè)卷或幾個(gè)卷，一般不得將幾個(gè)審計(jì)項(xiàng)目的文件材料合并立為一個(gè)卷。 跨年度的審計(jì)項(xiàng)目，在項(xiàng)目審計(jì)終結(jié)的年度立卷。
九、審計(jì)案卷內(nèi)文件材料一般應(yīng)以結(jié)論性文件材料、證明性文件材料、立項(xiàng)性文件材料三個(gè)單元為序進(jìn)行排列；
結(jié)論性文件材料，采用逆審計(jì)程序并結(jié)合文件材料的重要程度的方法進(jìn)行排列；
證明性文件材料，按與審計(jì)報(bào)告所列問(wèn)題和審計(jì)評(píng)價(jià)意見(jiàn)相對(duì)應(yīng)的順序，依匯總審計(jì)工作底稿、單項(xiàng)審計(jì)工作底稿與審計(jì)證據(jù)排列；
立項(xiàng)性文件材料，按文件材料形成的時(shí)間順序，并結(jié)合文件材料的重要程度進(jìn)行排列。
十、審計(jì)案卷內(nèi)每份或每組文件之間的排列規(guī)則是：
（一）正件在前，附件在后；
?。ǘ┒ǜ逶谇?，擬稿在后；
?。ㄈ┡驹谇?，請(qǐng)示在后；
?。ㄋ模┲甘驹谇?，報(bào)告在后；
（五）重要文件在前，次要文件在后；匯總性文件在前，原始性文件在后。
十一、審計(jì)項(xiàng)目一經(jīng)實(shí)施，立卷責(zé)任人應(yīng)及時(shí)收集項(xiàng)目的文件材料；審計(jì)終結(jié)時(shí)，立卷責(zé)任人應(yīng)對(duì)本審計(jì)項(xiàng)目形成的全部文件材料進(jìn)行整理、鑒別和取舍，并按審計(jì)專(zhuān)業(yè)立卷的方法和規(guī)則進(jìn)行組卷，經(jīng)審計(jì)組組長(zhǎng)或業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)查后，依照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行案卷的編目和裝訂。
十二、審計(jì)文件材料的歸檔是指將裝訂好的審計(jì)卷宗移交給專(zhuān)人保管。其歸檔應(yīng)堅(jiān)持以審計(jì)項(xiàng)目案卷為單位進(jìn)行交接，歸檔時(shí)間不得遲于該審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后的次年6月底。
十三、審計(jì)檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)按照項(xiàng)目審計(jì)案卷的保存價(jià)值確定，分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）和短期（15年及其以下）三種。
?。ㄒ唬┮话銧可娴揭扑退痉C(jī)關(guān)案件的審計(jì)案卷，應(yīng)當(dāng)永久保存。
（二）對(duì)雖然沒(méi)有移送司法機(jī)關(guān)，但審計(jì)涉及的問(wèn)題及金額在本系統(tǒng)或本單位屬問(wèn)題較多，金額較大的審計(jì)案卷，應(yīng)當(dāng)長(zhǎng)期保存。
（三）其他的審計(jì)案卷可作短期保存。
十四、審計(jì)案卷排列方法應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，前后保持一致，不可隨意變動(dòng)。對(duì)保密檔案要做好保密標(biāo)識(shí)。
十五、內(nèi)審機(jī)構(gòu)對(duì)審計(jì)檔案就當(dāng)建立健全檔案保管制度，定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，確保檔案的安全。
十六、審計(jì)檔案的工作底稿和工作記錄的用紙應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，包括紙質(zhì)、規(guī)格大小等。
十七、審計(jì)檔案的書(shū)寫(xiě)要求工整、整潔、必須用鋼筆書(shū)寫(xiě)。
十八、審計(jì)檔案的裝訂要牢固、整齊、美觀、不丟頁(yè)、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀、卷內(nèi)文件目示和案卷封要填寫(xiě)認(rèn)真、清楚。
十九、本辦法由南京市審計(jì)局、南京市內(nèi)部審計(jì)協(xié)會(huì)解釋?zhuān)瑥亩﨩O三年七月一日起開(kāi)始實(shí)行。南京市審計(jì)局于1997年6月23日印的《南京市內(nèi)審工作檔案規(guī)范》（寧審指［1997］42號(hào)）同時(shí)廢止。
南京市內(nèi)部審計(jì)檔案裝訂單元排列順序
對(duì)內(nèi)部審計(jì)項(xiàng)目檔案資料裝訂成卷資料，我們根據(jù)檔案規(guī)范按單元排列了一個(gè)順序，一般情況下按順序進(jìn)行排列裝訂后即可，若沒(méi)有其中文件材料，可以跳過(guò)去，再順序排列。
(一)卷內(nèi)文件目錄
(二)*9單元文件目錄
(三)按*9單元文件目錄順序排列材料
*9單元結(jié)論性文件材料 (逆審計(jì)程序結(jié)合文件材料重要程度排列)
1上級(jí)對(duì)有關(guān)審計(jì)事項(xiàng)情況報(bào)告的批錄
2向上級(jí)提出的有關(guān)審計(jì)事項(xiàng)情況的報(bào)告(只列打印件)
3審計(jì)意見(jiàn)書(shū)正式文件
4單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的審計(jì)意見(jiàn)書(shū)公文辦文單
5審計(jì)意見(jiàn)書(shū)代擬稿(草稿)
6審計(jì)決定書(shū)正式文件
7單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的審計(jì)決定書(shū)公文辦文單
8審計(jì)決定書(shū)代擬稿(草稿)
9審計(jì)意見(jiàn)與審計(jì)決定執(zhí)行回單
10審計(jì)建議落實(shí)情況反饋表
11審計(jì)建議書(shū)正式文件
12單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的審計(jì)建議書(shū)公文辦文單
13審計(jì)建議書(shū)代擬稿(草稿)
14移送處理書(shū)正式文件
15單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的移送處理書(shū)公文辦文單
16移送處理代擬稿(草稿)
17上級(jí)對(duì)申請(qǐng)?zhí)幚韺徲?jì)事項(xiàng)的批復(fù)、批示
18向上級(jí)申請(qǐng)?zhí)幚韺徲?jì)事項(xiàng)的請(qǐng)示、報(bào)告
19向領(lǐng)導(dǎo)提出的審計(jì)報(bào)告(如有重大修改，審計(jì)報(bào)告前應(yīng)附審計(jì)文書(shū)審理表)
20審計(jì)組對(duì)被審計(jì)單位(或被審計(jì)人)提出意見(jiàn)的說(shuō)明及再查證工作底稿、審計(jì)證據(jù)表等
21審計(jì)報(bào)告征求意見(jiàn)單
22有關(guān)審計(jì)事項(xiàng)的審計(jì)會(huì)議紀(jì)要(需領(lǐng)導(dǎo)或其他部門(mén)參與討論決定的審計(jì)事項(xiàng))
23審計(jì)文書(shū)送達(dá)回證
(四)第二單元文件目錄
(五)按第二單元文件目錄順序排列材料
第二單元證明性文件材料
(按與審計(jì)報(bào)告所列問(wèn)題和審計(jì)評(píng)價(jià)意見(jiàn)相對(duì)應(yīng)的順序)
1匯總審計(jì)工作底稿
2審計(jì)工作底稿復(fù)核表(如無(wú)此表，則視同審計(jì)組長(zhǎng)已復(fù)核，且無(wú)異議)
3分項(xiàng)目審計(jì)工作底稿及審計(jì)證據(jù)表 注：
(1)在證明性文件材料分處多卷的情況下，應(yīng)在檔案目錄中詳細(xì)列明各工作底稿的審計(jì)事項(xiàng)名稱(chēng)及代號(hào)；
(2)審計(jì)查證過(guò)程中取得的會(huì)計(jì)責(zé)任聲明書(shū)，作為審計(jì)證據(jù)放在相關(guān)的審計(jì)工作底稿之后。
(六)第三單元目錄
(七)按第三單元目錄順序排列材料
第三單元立項(xiàng)性文件材料
(按文件形成的先后順序并結(jié)合重要程序排列)
1上級(jí)有關(guān)單位指令性文件或有關(guān)部門(mén)授權(quán)審計(jì)通知書(shū)
2審計(jì)方案及編制方案所形成的文件材料
3審計(jì)方案
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