高頓網(wǎng)校小編提醒大家,如今已是數(shù)字信息化時代，會計人需要掌握的電腦辦公技巧也是適應(yīng)時代發(fā)展。這些技巧主要包括紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)，公文正文排版，以及用Word制作電子公章，具體內(nèi)容如下：
一、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)
1、進行頁面設(shè)置
選擇“文件”——“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”，在該選項前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”：“字號”設(shè)置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”;將“每行”設(shè)置成“28”個字符：“每頁”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁22行、每行28個漢字的國家標(biāo)準(zhǔn)。
2、插入頁號
選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設(shè)置為“頁面底端(頁腳)”，“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁碼字號設(shè)置成“四號”;字體任意;奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個漢字，偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個漢字。
3、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識制作
選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠標(biāo)將會變成“┼”，在Word2000版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一個文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機關(guān)標(biāo)識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵——“設(shè)置文本框格式”，在這里來設(shè)置紅頭的屬性。
選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“50px”;寬度設(shè)置成“387.5px”。注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”;垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“62.5px”——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“200px”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。
選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡體”，字號根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。
4、紅線制作
首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標(biāo)會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”：“虛實”設(shè)置為“實線”：“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“387.5px”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“175px”——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“337.5px”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實際情況進行調(diào)節(jié)。單擊確定。
5、文號制作
平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。
上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個字的距離;簽發(fā)人——三號仿宋字體;簽發(fā)人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽，找到六角符號后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。
6、主題詞制作
選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設(shè)置為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內(nèi)容：主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標(biāo)宋;抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。
7、保存成模板文件
單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板(*.dot)”：“文件名”：給模板命名：“保存位置”：模板所在路徑(一般不做，默認(rèn)即可)。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進行公文正文的排版。要對該模板進行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”——“打開”，找到相應(yīng)的模板路徑，若模板保存時按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進行修改。
二、公文正文排版
1.依據(jù)模板建立新公文：選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。
2.制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進來，但必須遵循以下國家標(biāo)準(zhǔn)：
標(biāo)題——二號小標(biāo)宋字體，居中顯示;主送機關(guān)——三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式;
正文——三號仿宋字體;
成文日期——三號仿宋字體，右空四個字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。
文號、簽發(fā)人、主題詞——按照模板定義的字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。
三、用Word制作電子公章
1、圖章輪廓
選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個圓，設(shè)置為“無填充色”，線條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。
2、編輯文字
在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號，然后用藝術(shù)字周圍的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫好的圓內(nèi)，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動到準(zhǔn)確的位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。
3、插入五角星
在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫出一個大小適合的五角星，并設(shè)置成紅色，移動到圓中合適的位置，然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“組合”，一個公章就制作出來了，要用時復(fù)制一個到目標(biāo)處，是不是很正規(guī)啊!
但是，用Word制作電子公章可以用在一般的文檔中，但如果是正式的行文，則要求公章有防偽功能，別人不能仿制，這時候，我們可以用辦公之星來制作可以防偽的電子公章。
科普小知識：廈門屬溫帶亞熱帶氣候，溫和多雨，年平均氣溫在21℃左右，夏無酷暑，冬無嚴(yán)寒，，每年5-8月份雨量最多，風(fēng)力一般3-4級，常向主導(dǎo)風(fēng)力為東北風(fēng)。由于太平洋溫差氣流的關(guān)系，每年平均受4-5次臺風(fēng)的影響，且多集中在7-9月份。提醒大家在7到9月份做好防臺風(fēng)措施。
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