基金管理人內部控制的基本要素包括控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息溝通和內部監(jiān)控。
(一)控制環(huán)境
控制環(huán)境構成公司內部控制的基礎,控制環(huán)境包括經營理念和內控文化、公司治理結構、組織結構、員工道德素質等內容。
基金管理人管理層應當牢固樹立內控優(yōu)先和風險管理理念,培養(yǎng)全體員工的風險防范意識,營造一個濃厚的內控文化氛圍,保證全體員工及時了解國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度,使風險意識貫穿到公司各個部門、各個崗位和各個環(huán)節(jié)。
基金管理人應當健全法人治理結構,充分發(fā)揮獨立董事和監(jiān)事會的監(jiān)督職能,嚴禁不正當關聯(lián)交易、利益輸送和內部人控制現(xiàn)象的發(fā)生,保護投資者利益和公司合法權益。基金管理人的組織結構應當體現(xiàn)職責明確、相互制約的原則,各部門有明確的授權分工,操作相互獨立。公司應當建立決策科學、運營規(guī)范、管理高效的運行機制,包括民主、透明的決策程序和管理議事規(guī)則,高效、嚴謹的業(yè)務執(zhí)行系統(tǒng),以及健全、有效的內部監(jiān)督和反饋系統(tǒng)。
基金管理人應當依據自身經營特點設立順序遞進、權責統(tǒng)一、嚴密有效的內控防線:
(1)各崗位職責明確,有詳細的崗位說明書和業(yè)務流程,各崗位人員在上崗前均應知悉并以書面方式承諾遵守,在授權范圍內承擔責任。
(2)建立重要業(yè)務處理憑據傳遞和信息溝通制度,相關部門和崗位之間相互監(jiān)督制衡。
(3)公司督察長和內部監(jiān)察稽核部門獨立于其他部門,對內部控制制度的執(zhí)行情況實行嚴格檢查和反饋。
(二)風險評估
基金管理人應當建立科學嚴密的風險評估體系,對公司內外部風險進行識別、評估和分析,及時防范和化解風險?;鸸芾砣孙L險評估系統(tǒng)可以對基金運作情況發(fā)出預警和報警訊號;獨立的風險業(yè)績評估小組對基金管理中的風險指標提供每日、每周及月度評估報告,作為決策參考依據?;鸸芾砣藨罅\用現(xiàn)代信息科技,促進風險管理的數量化和自動化。
(三)控制活動
基金管理人應通過授權控制來控制業(yè)務活動的運作。授權控制應當貫穿于公司經營活動的始終,授權控制的主要內容包括:
(1)股東會、董事會、監(jiān)事會和管理層應當充分了解和履行各自的職權,建立健全公司授權標準和程序,確保授權制度的貫徹執(zhí)行。
(2)公司各業(yè)務部門、分支機構和公司員工應當在規(guī)定授權范圍內行使相應的職責。
(3)公司重大業(yè)務的授權應當采取書面形式,授權書應當明確授權內容和時效。
(4)公司授權要適當,對已獲授權的部門和人員應建立有效的評價和反饋機制,對已不適用的授權應及時修改或取消授權。
公司應當建立完善的資產分離制度,基金資產與公司資產、不同基金的資產和其他委托資產要實行獨立運作,分別核算。公司應當建立科學、嚴格的崗位分離制度,明確劃分各崗位職責,投資和交易、交易和清算、基金會計和公司會計等重要崗位不得有人員的重疊,重要業(yè)務部門和崗位應當進行物理隔離。
此外,公司應當制訂切實有效的應急應變措施,建立危機處理機制和程序,其中,包括信息泄密、交易程序故障等緊急事件發(fā)生后的應變措施。
(四)信息溝通
基金管理人應當維護信息溝通渠道的暢通,建立清晰的報告系統(tǒng)。公司管理層有責任保證所有員工得到充分、*7的公司規(guī)章制度以及應該得知的信息。公司應定期與員工溝通,以保證他們及時知悉公司的戰(zhàn)略方向、經營方針、近期和長期目標等。在公司管理和基金運作中各部門應保持各自獨立向管理層的報告渠道。
(五)內部監(jiān)控
基金管理人應當建立有效的內部監(jiān)控制度,設置督察長和獨立的監(jiān)察稽核部門,對公司內部控制制度的執(zhí)行情況進行持續(xù)的監(jiān)督,保證內部控制制度落實。公司應當定期評價內部控制的有效性,根據市場環(huán)境、新的金融工具、新的技術應用和新的法律法規(guī)等情況適時改進。