會計賬簿的設置與登記要求

      一、概念解釋

　　一般而言，企業(yè)需根據自身會計管理與核算的需要，建立賬簿體系。好的賬簿體系應該既能全面、系統(tǒng)地記錄經濟活動和財務收支狀況，又要數(shù)量少而體系嚴密，便于檢查及對賬。通常，企業(yè)賬簿設置的要求為一冊訂本式現(xiàn)金日記賬、一冊訂本式銀行存款日記賬、一冊訂本式總賬、一冊活頁式明細賬。

　　二、業(yè)務要點

　　《會計法》第十六條規(guī)定：“各單位發(fā)生的各項經濟業(yè)務事項應當在依法設置的會計賬簿上統(tǒng)一登記、核算，不得違反《會計法》和國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定私設會計賬簿登記、核算。”會計賬簿是由一定格式、相互聯(lián)系的賬頁所組成，用來序時、分類地全面記錄和反映一個單位經濟業(yè)務事項的會計簿籍，是會計資料的主要載體之一，也是會計資料的重要組成部分。依法設置會計賬簿，是單位進行會計核算的最基本的要求。

　　《中華人民共和國稅收征收管理辦法實施細則》第十七條規(guī)定：“從事生產經營的納稅人應當依照稅收征管法第十二條規(guī)定，自領取營業(yè)執(zhí)照之日起十五日內設置賬簿。”《會計法》不僅規(guī)定各單位必須依法設賬，還對設置會計賬簿的種類作出規(guī)定：“會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬和其他輔助性賬簿。”其中，其他輔助賬簿也稱備查簿，是為備忘備查而設置的。在會計實務中主要包括各種租借設備、物資的輔助登記或有關應收、應付款項的備查簿，擔保、抵押備查簿等。各單位可根據自身僻管理的需要，設置其他輔助賬。

　　三、應用實務

　　1.登記賬簿的基本要求

　　為了保證賬簿記錄、成本計算和會計報表不出現(xiàn)差錯，登記賬簿時，出納人員必須根據審核無誤的記賬憑證進行登記。登記賬簿的基本要求如下表所示。

基本要求具體說明
內容準確完整登記會計賬簿時，應當將會計憑證日期、編號、業(yè)務內容摘要、金額和其他有關資料逐項記入賬內，做到數(shù)字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。每一項會計事項要同時記入總賬和總賬所屬的明細賬
登記賬簿要及時登記賬簿間隔的時間沒有統(tǒng)一的規(guī)定，總體來說，越短越好。一般情況下，總賬可以每三至五天登記一次；明細賬的登記時間間隔要短于總賬；日記賬和債權債務明細賬應按天登記
文字和數(shù)字必須整潔清晰摘要文字緊靠左線；數(shù)字要寫在金額欄內，不得越格錯位、參差不齊；文字、數(shù)字緊靠下線書寫，上面要留有適當空距，一般應占格寬的1/2，以備按規(guī)定的方法改錯。記錄金額時，如果角分的位置沒有數(shù)值，應分別在角分欄內填寫“0”，或以“-”號代替，不得省略不寫。阿拉伯數(shù)字一般可自左向右適當傾斜，以使賬簿記錄整齊、清晰
墨水的使用正常記賬時使用藍黑墨水：登記賬簿要用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行的復寫賬簿除外）或者鉛筆書寫
特殊記賬時使用紅墨水：①按照紅字沖賬的記賬憑證，沖銷錯誤記錄②在不設借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數(shù)③在三欄式賬戶的余額欄前，如未印余額方向，則應在余額欄內登記負數(shù)余額④根據國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會計記錄
順序連續(xù)登記各種賬簿應按頁次順序連續(xù)登記，不得任意撕毀訂本式賬簿的賬頁。不得隨意抽掉活頁式或卡片式賬簿的賬頁，不得跳行、隔頁。如果發(fā)生跳行、隔頁，應當將空行、空頁劃線注銷，或者注明“此行空白”、“此頁空白”字樣，并由記賬人員簽名或者簽章。這對避免在賬簿登記中可能出現(xiàn)的漏洞，是一種十分必要的防范措施。若訂本賬簿預留賬頁不夠，需跳頁登記時，應在末行摘要欄內注明“過入第XX頁”并在新賬頁*9行摘要欄內注明“承XX頁”
注明記賬符號登記完畢后，要在記賬憑證上簽名或者簽章，并注明已經登賬的符號，表示已經記賬。在記賬憑證上設有專門的欄目供注明記賬的符號，以免發(fā)生重記或漏記
結出余額凡需要結出余額的賬戶，結出余額后應在“借或貸”等欄內寫明“借”或者“貸”等字樣。沒有余額的賬戶，應當在“借或貸”等欄內寫“平”字，并在余額欄內用“0”表示
現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬必須逐日結出余額。一般說來，對于沒有余額的賬戶，在余額欄內標注的“0”應當放在“元”位；記錄金額時，如為沒有角分的整數(shù)，應分別在角分欄內寫上“0”，不得省略不寫，或以“-”號代替。阿拉伯數(shù)字一般可自左向右適當傾斜，以使賬簿記錄整齊、清晰
承前過次每一賬頁登記完畢結轉下頁時，應當結出本頁合計數(shù)及余額，寫在本頁最后一行和下頁*9行有關欄內，并在摘要欄內注明“過次頁”和“承前頁”字樣；也可以將本頁合計數(shù)及金額只寫在下頁*9行有關欄內，并在摘要欄內注明“承前頁”字樣
登記發(fā)生錯誤時的更正方法發(fā)現(xiàn)差錯必須根據差錯的具體情況采用劃線更正、紅字更正、補充登記等方法更正
定期打印對于實行會計電算化的單位，應當定期打印總賬和明細賬，從而保證會計信息的安全和完整

 

　　2.日記賬的設置

　　企業(yè)的日記賬主要分為現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬兩種。具體如下表所示。

類別解釋具體說明
現(xiàn)金日記賬現(xiàn)金日記賬是專門記錄現(xiàn)金收付業(yè)務的特種日記賬，它一般由出納人員負責填寫對于現(xiàn)金收入業(yè)務較多的企業(yè)，也可分別設置現(xiàn)金收入日記賬和現(xiàn)金支出日記賬，它們只能是單欄式的日記賬。同時，現(xiàn)金日記賬還可設置成三欄式的日記賬。除非企業(yè)現(xiàn)金收入業(yè)務特別繁多，一般情況下，只設置三欄式的現(xiàn)金日記賬
銀行存款日記賬銀行存款日記賬是用來記錄銀行存款收付業(yè)務的特種日記賬銀行存款日記賬的設計方法與現(xiàn)金日記賬基本相同，但須將賬簿名稱分別改為“銀行存款收入日記賬”、“銀行存款支出日記賬”和“銀行存款日記賬”。一般企業(yè)也只設置三欄式的銀行存款日記賬，其基本格式與現(xiàn)金日記賬相似

 

　　3.數(shù)字書寫要求

　　依據財政部制定的《會計基礎工作規(guī)范》的要求，填制會計憑證字跡必須清晰、工整，并符合以下要求。

　　(1)阿拉伯數(shù)字應逐字填寫，并且應當數(shù)字前寫明貨幣幣種符號(如人民幣符號“￥”)。

　　(2)幣種符號與阿拉伯金額數(shù)字之間不得留有空白。

　　(3)凡在阿拉伯金額數(shù)字前面寫有幣種符號的，數(shù)字后面不再寫貨幣單位(如人民幣“元”)。

　　(4)如果金額有小數(shù)，那么小數(shù)點后填寫到角分。如果沒有角分，角、分位應寫“0";有角無分的，分位應寫“0”，不得用符號“-”代替。

　　(5)漢字大寫金額數(shù)字，要書寫清晰。

　　(6)漢字大寫金額以及單位為“壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整(正)”，不得用“一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、另、毛”等簡化字代替。

　　(7)大寫金額數(shù)字到元或角為止的，在“元”或“角”之后應寫“整”或“正”字，大寫金額數(shù)字有分的，分字后面不寫“整”字。

　　(8)阿拉伯金額數(shù)字中間有“0”時，大寫金額要寫“零”字，不留空缺。

　　(9)阿拉伯金額數(shù)字中間連續(xù)有幾個“0”時，漢字大寫金額中可以只寫一個“零”字。